Shift berpola adalah sederetan shift kerja yang berulang-ulang, misalnya shift jam 9-18 dari hari Senin sampai hari Jumat, sehingga pemberian shift bisa dilakukan sekali saja untuk setahun misalnya, dengan membuat group shift kerja yang berisi pola tersebut. Shift tak berpola perlu diberikan untuk setiap hari kerja, dan biasanya dilakukan seminggu sekali atau paling lama sebulan sekali, karena shift selalu berubah-ubah.
Untuk melakukan pemberian shift tak berpola ini, Kopoka menyediakan template Excel yang bisa didownload yang sudah berisi nama staff dan pilihan shift (grup shift kerja yang berisi hanya satu shift), sehingga pemakai Kopoka bisa langsung melakukan proses penentuan shift di file Excel tersebut, dan setelah selesai, save ke CSV lalu upload ke Kopoka. Kopoka akan melakukan proses import di latar belakang, dan akan memberitahukan via web maupun email jika sudah selesai.
Grup shift kerja untuk shift berpola berisi shift-shift yang membentuk polanya, contohnya shift 7 hari ini:
Grup shift kerja untuk shift tak berpola hanya berisi satu shift.
Grup shift kerja yang hanya berisi satu shift inilah yang akan di berikan (di-assign) ke staf, melalui file CSV.
Berikut adalah langkah-langkah untuk memberikan shift tak berpola:
1) Klik di menu “Work Shifts” di kiri
2) Klik tombol “Upload Pemberian Shift Kerja” warna hijau di bagian atas
3) Klik di tab “Shift tak berpola” di bagian atas
4) Pilih nama-nama staff yang diinginkan di template, dan pilih rentang tanggal yang diinginkan di template
5) Klik “Buat Template” maka file akan terdownload. Pada contoh ini semua staff dipilih untuk rentang tanggal 25 Juli 2019 hingga 27 Juli 2019.
6) Buka file Excel yang didownload, maka di sheet pertama akan tampak deretan nama dan shift sesuai tanggal yang dipilih.
7) Lakukan proses penentuan shift dengan mengklik di sel sesuai nama staff dan tanggal, dan memilih shift.
8) Setelah selesai, save sebagai format “CSV”.
9) Kembali ke tab “Shift tak berpola” tadi, lalu klik “Browse” di “Pilih file untuk diimport”. Pilih file CSV yang disave tadi.
10) Setelah tampil seperti dibawah ini (nama file tergantung file yang diupload), klik “Upload”
11) Kemudian akan tampil hasil validasi, yaitu berapa shift (record) yang bisa di-import, dan berapa yang tidak bisa karena format salah, karena shift di hari tersebut sudah ada dan sudah dihadiri dll.
12) Klik “Import”. Kemudian akan tampil pesan “Pemberian shift kerja melalui upload (file CSV ) telah dijadwalkan”, yang artinya anda tinggal menunggu hasil import. Halaman browser bisa ditutup jika perlu.
13) Setelah proses import selesai, akan ada pemberitahuan di halaman “Notifications” di web dan juga via email.
14) Untuk konfirmasi, cek juga halaman Shift Summary, dan pastikan memang shift sudah diberikan kepada staf pada tanggal yang dimaksud.
Untuk melakukan pemberian shift tak berpola ini, Kopoka menyediakan template Excel yang bisa didownload yang sudah berisi nama staff dan pilihan shift (grup shift kerja yang berisi hanya satu shift), sehingga pemakai Kopoka bisa langsung melakukan proses penentuan shift di file Excel tersebut, dan setelah selesai, save ke CSV lalu upload ke Kopoka. Kopoka akan melakukan proses import di latar belakang, dan akan memberitahukan via web maupun email jika sudah selesai.
Grup shift kerja untuk shift berpola berisi shift-shift yang membentuk polanya, contohnya shift 7 hari ini:
Grup shift kerja yang hanya berisi satu shift inilah yang akan di berikan (di-assign) ke staf, melalui file CSV.
Berikut adalah langkah-langkah untuk memberikan shift tak berpola:
1) Klik di menu “Work Shifts” di kiri
2) Klik tombol “Upload Pemberian Shift Kerja” warna hijau di bagian atas
3) Klik di tab “Shift tak berpola” di bagian atas
4) Pilih nama-nama staff yang diinginkan di template, dan pilih rentang tanggal yang diinginkan di template
5) Klik “Buat Template” maka file akan terdownload. Pada contoh ini semua staff dipilih untuk rentang tanggal 25 Juli 2019 hingga 27 Juli 2019.
6) Buka file Excel yang didownload, maka di sheet pertama akan tampak deretan nama dan shift sesuai tanggal yang dipilih.
7) Lakukan proses penentuan shift dengan mengklik di sel sesuai nama staff dan tanggal, dan memilih shift.
8) Setelah selesai, save sebagai format “CSV”.
9) Kembali ke tab “Shift tak berpola” tadi, lalu klik “Browse” di “Pilih file untuk diimport”. Pilih file CSV yang disave tadi.
10) Setelah tampil seperti dibawah ini (nama file tergantung file yang diupload), klik “Upload”
11) Kemudian akan tampil hasil validasi, yaitu berapa shift (record) yang bisa di-import, dan berapa yang tidak bisa karena format salah, karena shift di hari tersebut sudah ada dan sudah dihadiri dll.
12) Klik “Import”. Kemudian akan tampil pesan “Pemberian shift kerja melalui upload (file CSV ) telah dijadwalkan”, yang artinya anda tinggal menunggu hasil import. Halaman browser bisa ditutup jika perlu.
13) Setelah proses import selesai, akan ada pemberitahuan di halaman “Notifications” di web dan juga via email.
14) Untuk konfirmasi, cek juga halaman Shift Summary, dan pastikan memang shift sudah diberikan kepada staf pada tanggal yang dimaksud.