Langsung ke konten utama

Cara membuat struktur organisasi (Admin)

Dalam kondisi default, saat organisasi baru dibuat di Kopoka, hanya ada satu job title sehingga tidak ada struktur atau hierarki dalam organisasi tersebut.

Untuk melihat struktur organisasi, klik "Diagram" di menu "People", maka akan tampil dua tab, yaitu "Grup dan Unit" dan "Job Title/Orang". Grup adalah organisasi (perusahaan) dan cabang, sedangkan unit adalah bagian-bagian (seksi, departemen, divisi dan lain sebagainya) di dalam organisasi tersebut. "Job Title/Orang" menunjukkan hierarki job title dalam organisasi, serta orang-orang yang menempati job title tersebut.

Pada awalnya, karena tidak ada atasan dan bawahan, karena semua staff memiliki job title yang sama, maka halaman absensipun hanya menampilkan data absensi diri sendiri. Jika ada bawahan, maka data absensi bawahan akan turut ditampilkan.

Untuk membuat struktur dalam suatu organisasi, buat job title dan definisikan hubungannya dengan job title lain, sebagai berikut:
  • Klik "Structure" di menu "Job", lalu klik "Job Titles". Lalu klik "New Job Title". Isi "Job Code", "Job Title" dan pilih "Direct Superior", lalu klik "Simpan".
  • Klik "Staff" dari menu "People". Pilih staff yang akan menempati job title yang dibuat di atas, lalu klik "Lebih lanjut" di baris nama staff tersebut. Pilih tab "Organisasi dan Informasi Kerja", lalu di "Job Title", pilih job title yang dibuat di atas. Lalu klik "Simpan".
  • klik "Diagram" di menu "People", lalu klik tab "Job Title/Orang", maka akan terlihat struktur yang dibuat dengan staff yang menempati masing-masing job title.
Job title juga bisa dibuat dengan membuat datanya sebagai file CSV, lalu mengupload file tersebut ke Kopoka. Di file CSV, tulis satu baris untuk satu job title, namun parent job title (yaitu job title dari direct superior) harus ditulis lebih dahulu. Untuk job title pertama di branch, kosongkan parent job title. Kemudiab, klik menu "Administrator", lalu klik "Upload Job Title" di "Job". Lalu upload file CSV tersebut.

Postingan populer dari blog ini

Kopoka - Software absensi gratis

Kopoka adalah sistem absensi masa kini. Absensi akan menjadi basis dari banyak fitur lain yang akan dirilis secara bertahap, baik fitur HR dasar seperti payroll, maupun fitur strategic HR seperti recruitment, performance, training dan career. Untuk mulai menggunakan Kopoka, anda tinggal daftarkan perusahaan anda, lalu akses aplikasi web untuk mendaftarkan para staff anda, dan kemudian para staff bisa mulai pakai aplikasi mobile Kopoka. Berikut link-link ke petunjuk penggunaan Kopoka.

Cara memulai menggunakan Kopoka (Admin)
Cara mendaftar ke Kopoka (Admin)
Cara login ke aplikasi web Kopoka (Admin)
- Cara membeli lisensi (gratis) Kopoka (Admin)
Cara mendaftarkan staff di Kopoka (Admin)
Cara membuat shift kerja (Admin)
Cara menggunakan mobile attendance Kopoka (Staff)
- Cara memperbaiki data kehadiran (Staff)
Cara menset zona waktu (Staff)
Cara melihat dan mendownload data absensi Kopoka (Staff/Admin)
Cara mereset password sendiri (Staff)
Cara membuat struktur organis…

Cara memulai menggunakan Kopoka

Fitur dasar dari Kopoka adalah absensi dengan smartphone (mobile attendance). Berikut sekilas langkah-langkah untuk mulai menggunakan mobile attendance Kopoka:
Daftarkan organisasi anda di halaman pendaftaranTunggu aktivasi oleh Kopoka, dan setelah tiba email pemberitahuan bahwa aktivasi sudah selesai, login ke aplikasi web Kopoka, lalu lakukan pembelian lisensi Kopoka (gratis untuk fitur dasar termasuk absensi).Dalam kondisi login di aplikasi web Kopoka, daftarkan para staff anda.Setelah mendaftarkan para staff, buat shift kerja (work shift) untuk tiap staff Beritahukan kepada para staff untuk melakukan instalasi aplikasi mobile Kopoka dari Google PlayPara staff login ke Kopoka dari aplikasi mobile Kopoka menggunakan "Organization ID" dari organisasi anda, dan alamat email serta password yang diset saat pendaftaran staff.Staff kemudian sudah bisa menggunakan aplikasi mobile Kopoka untuk melakukan absensi. HR Administrator bisa melihat dan mendownload data absensi dari aplika…

Cara mendaftarkan staff di Kopoka (Admin)

Ini adalah bagian dari "Bagaimana memulai menggunakan Kopoka". Berikut adalah cara mendaftarkan para staff ke Kopoka oleh anda sebagai Administrator. Pastikan dulu anda sudah login dan sedang mengakses aplikasi web Kopoka sebagai HR Administrator (yaitu, pastikan role anda adalah "HR Admin"). Lihat dibagian kanan atas dari layar dimana tertulis "Current role:". Jika tertulis "Staff", maka ubah menjadi "HR Admin" melalui "Settings" dari My menu:

Login ke aplikasi web Kopoka jika belumDi kiri atas layar ada job title anda, klik disitu, lalu klik "Accounts"Di bagian "Switch Role", klik drop down list "Active Role" dan pilih "HR Admin"Mendaftarkan staff satu per satu melalui form isian
Setelah memastikan bahwa role anda yang tertulis di bagian kanan atas dari layar adalah "HR Admin", untuk mendaftarkan staff satu per satu menggunakan isian di web, lakukan hal berikut:
Di menu di kir…