Langsung ke konten utama

Cara mempersiapkan fitur cuti (admin)

Berikut cara mempersiapkan fitur cuti di Kopoka:

Setting umum
Pergi ke halaman Setting Payroll dari menu Administrator, dan lakukan setting berikut:
ItemKeterangan
CompanyLeavePeriodStartMonthBulan mulai periode cuti tahunan perusahaan (antara 1 sampai 12)
Employee End Probation Period(days) Lama masa probation pegawai (hari)
LeavePeriodConfigurationEndAkhir masa periode cuti (saat ini hanya mendukung 0, yaitu menggunakan akhir masa periode cuti perusahaan)
LeavePeriodConfigurationStartAwal masa periode cuti (0 jika menggunakan awal periode cuti perusahaan, dan 1 jika mulai dari selesainya probation pegawai

Setting kuota cuti
Pergi ke Leave Configuration dari menu Administrator, dan lakukan setting berikut:
ItemKeterangan
Cuti TahunanCuti Tahunan sedikitnya 12 hari namun dengan kondisi karyawan tersebut harus sudah bekerja minimal 1 tahun atau 12 bulan lamanya di suatu perusahaan.

Nama konfigurasi: nama untuk konfigurasi ini (bebas)
Jumlah tahun kerja dari/Jumlah tahun kerja hingga: Rentang jumlah masa kerja untuk mendapatkan kuota cuti ini
Kuota cuti: Kuota cuti yang diberikan
Kuota cuti pinjaman: Kuota cuti pinjaman yang diberikan
Cuti Tidak BerbayarCuti tidak berbayar adalah cuti dengan potongan gaji secara prorata, oleh karena karyawan sudah kehabisan cuti tahunan dll.
 
Nama konfigurasi: nama untuk konfigurasi ini (bebas)
Label: label yang ditampilkan pada saat anggota memilih tipe cuti
Deskripsi: penjelasan di layar pengaturan cuti sebagai informasi
Cuti BesarCuti besar diberikan kepada karyawan yang sudah memberikan loyalitasnya kepada perusahaan dengan bekerja selama masa tertentu.

Nama konfigurasi: nama untuk konfigurasi ini (bebas)
Kelipatan masa kerja: lama masa kerja untuk dan kelipatannya untuk mendapatkan cuti besar ini
Berlaku setelah masa kerja: lama masa kerja yang perlu dilalui sebelum cuti ini boleh diambil
Kuota cuti: Kuota cuti yang diberikan
Kuota cuti pinjaman: Kuota cuti pinjaman yang diberikan
Pengganti atau penambah cuti tahunan: cuti besar akan ditambahkan ke cuti tahunan atau menggantikan cuti tahunan
Sekali pakai atau lebih dari sekali: cuti besar harus dipakai sekaligus atau boleh sebagian-sebagian
Cuti KhususCuti khusus di Kopoka adalah tipe selain di atas

Nama konfigurasi: nama untuk konfigurasi ini (bebas)
Label: label (nama jenis cuti) yang ditampilkan pada saat anggota memilih tipe cuti
Deskripsi: penjelasan di layar pengaturan cuti sebagai informasi
Kuota per permohonan: kuota yang diijinkan pada sekali permohonan

Cuti khusus bisa digunakan untuk mendefinisikan cuti-cuti berikut yang diatur UU:
- Cuti Sakit: pada dasarnya tidak ada batasan untuk cuti sakit selama pegawai memiliki surat keterangan dari dokter, tetapi kebijakan ini tergantung pada perusahaan masing-masing. Bagi wanita, cuti menstruasi/haid tercantum pada undang-undang, dimana dibolehkan cuti pada hari pertama dan hari keadua apabila merasakan sakit.
- Cuti Hamil: perempuan yang sedang hamil berhak untuk mendapatkan waktu cuti 1.5 bulan sebelum kelahiran dan 1.5 bulan setelah kelahiran
- Cuti Penting: cuti yang diperbolehkan apabila terdapat keperluan-keperluan penting yang harus dilakukan, yaitu: karyawan menikah (3 hari), karyawan menikahkan anak (2 hari), mengkhitankan anak (2 hari), membaptiskan anak (2 hari), istri melahirkan atau keguguran (2 hari), suami/istri (2 hari), orang tua/mertua, anak atau menantu ada yang meninggal dunia (2 hari), anggota keluarga di satu rumah meninggal dunia (1 hari)

Contoh setting kuota cuti
Berikut contoh setting kuota cuti menurut UU di Indonesia:

Cuti Tahunan
Nama konfigurasiJumlah tahun kerja dariJumlah tahun kerja hinggaKuota cutiKuota cuti pinjaman
Masa kerja kurang 1 tahun0000
Masa kerja 1 tahun atau lebih11001212

Cuti Tidak Berbayar
Nama konfigurasiLabelDeskripsi
Cuti tidak berbayarCuti tidak berbayarCuti dengan potongan gaji secara prorata, oleh karena karyawan sudah kehabisan cuti tahunan dll.

Cuti Besar
Nama konfigurasiKelipatan masa kerjaBerlaku setelah masa kerjaKuota cutiKuota cuti pinjamanPengganti atau penambah cuti tahunanSekali pakai atau lebih dari sekali
Masa kerja kurang 1 tahun1015200TambahSekali

Cuti Khusus
Nama konfigurasiLabelDeskripsiKuota per permohonan
Cuti SakitCuti SakitCuti sakit pada dasarnya memerlukan surat dokter2
Cuti hamilCuti hamilPerempuan hamil mendapatkan cuti 1.5 bulan sebelum kelahiran dan 1.5 bulan setelah kelahiran2
Cuti Penting - MenikahCuti Penting - MenikahPegawai menikah3
Cuti Penting - MenikahkanCuti Penting - MenikahkanMenikahkan anak2
Cuti Penting - Mengkhitankan/ membaptiskanCuti Penting - Mengkhitankan/ membaptiskanMengkhitankan/ membaptiskan anak2
Cuti Penting - Melahirkan/ keguguranCuti Penting - Melahirkan/ keguguranIstri melahirkan/ keguguran2
Cuti Penting - Berduka 1Cuti Penting - Berduka (keluarga inti)Suami/istri, orang tua/mertua, anak atau menantu meninggal dunia2
Cuti Penting - Berduka 2Cuti Penting - Berduka 2Anggota keluarga di satu rumah meninggal dunia1

Postingan populer dari blog ini

Kopoka - Software absensi gratis

Kopoka adalah sistem absensi masa kini. Absensi akan menjadi basis dari banyak fitur lain yang akan dirilis secara bertahap, baik fitur HR dasar seperti payroll, maupun fitur strategic HR seperti recruitment, performance, training dan career. Untuk mulai menggunakan Kopoka, anda tinggal daftarkan perusahaan anda, lalu akses aplikasi web untuk mendaftarkan para staff anda, dan kemudian para staff bisa mulai pakai aplikasi mobile Kopoka. Berikut link-link ke petunjuk penggunaan Kopoka.

Cara memulai menggunakan Kopoka (Admin)
Cara mendaftar ke Kopoka (Admin)
Cara login ke aplikasi web Kopoka (Admin)
- Cara membeli lisensi (gratis) Kopoka (Admin)
Cara mendaftarkan staff di Kopoka (Admin)
Cara membuat shift kerja (Admin)
Cara menggunakan mobile attendance Kopoka (Staff)
- Cara memperbaiki data kehadiran (Staff)
Cara menset zona waktu (Staff)
Cara melihat dan mendownload data absensi Kopoka (Staff/Admin)
Cara mereset password sendiri (Staff)
Cara membuat struktur organis…

Cara memulai menggunakan Kopoka

Fitur dasar dari Kopoka adalah absensi dengan smartphone (mobile attendance). Berikut sekilas langkah-langkah untuk mulai menggunakan mobile attendance Kopoka:
Daftarkan organisasi anda di halaman pendaftaranTunggu aktivasi oleh Kopoka, dan setelah tiba email pemberitahuan bahwa aktivasi sudah selesai, login ke aplikasi web Kopoka, lalu lakukan pembelian lisensi Kopoka (gratis untuk fitur dasar termasuk absensi).Dalam kondisi login di aplikasi web Kopoka, daftarkan para staff anda.Setelah mendaftarkan para staff, buat shift kerja (work shift) untuk tiap staff Beritahukan kepada para staff untuk melakukan instalasi aplikasi mobile Kopoka dari Google PlayPara staff login ke Kopoka dari aplikasi mobile Kopoka menggunakan "Organization ID" dari organisasi anda, dan alamat email serta password yang diset saat pendaftaran staff.Staff kemudian sudah bisa menggunakan aplikasi mobile Kopoka untuk melakukan absensi. HR Administrator bisa melihat dan mendownload data absensi dari aplika…

Cara mendaftarkan staff di Kopoka (Admin)

Ini adalah bagian dari "Bagaimana memulai menggunakan Kopoka". Berikut adalah cara mendaftarkan para staff ke Kopoka oleh anda sebagai Administrator. Pastikan dulu anda sudah login dan sedang mengakses aplikasi web Kopoka sebagai HR Administrator (yaitu, pastikan role anda adalah "HR Admin"). Lihat dibagian kanan atas dari layar dimana tertulis "Current role:". Jika tertulis "Staff", maka ubah menjadi "HR Admin" melalui "Settings" dari My menu:

Login ke aplikasi web Kopoka jika belumDi kiri atas layar ada job title anda, klik disitu, lalu klik "Accounts"Di bagian "Switch Role", klik drop down list "Active Role" dan pilih "HR Admin"Mendaftarkan staff satu per satu melalui form isian
Setelah memastikan bahwa role anda yang tertulis di bagian kanan atas dari layar adalah "HR Admin", untuk mendaftarkan staff satu per satu menggunakan isian di web, lakukan hal berikut:
Di menu di kir…