Langsung ke konten utama

Konsep Modul Payroll

Payroll di Kopoka dirancang untuk menjadi fleksibel. Hampir tidak ada bagian yang hard-coded di payroll, bahkan perhitungan BPJS pun bisa didefinisikan oleh user. Ini dicapai dengan menggunakan konsep pay item yang memiliki pay/tax type dan subtype. Pay/tax type menentukan bagaimana perhitungan payroll dilakukan terhadap pay item, sementara pay/tax subtype menentukan pay item akan dimasukkan ke item mana dalam surat pelaporan pajak (form A1).

Diagram berikut ini menunjukkan hubungan antara perhitungan gaji ("Salary"), surat pelaporan pajak ("Tax report form") dan pay slip, terkait dengan pay item, pay/tax type dan pay/tax subtype.

Pay/tax type type decides whether a pay item must be added or deducted during tax and salary calculation. Kopoka calculates gross salary by adding up all income pay items and deducting all deduction pay items. For tax calculation, a pay item which is post-tax will be excluded from gross salary before tax calculation is made.

Pay item

Payroll di Kopoka dibuat seumum mungkin agar bisa mengakomodir struktur gaji di berbagai organisasi yang berbeda-beda. Salah satu metodenya adalah dengan komponen gaji yang dapat dikonfigurasi yang disebut Pay Items. Item mewakili komponen gaji, misal Pay Item untuk gaji pokok dan Pay Item untuk tunjangan transportasi. Hal pertama yang harus dilakukan di modul payroll ini adalah membuat Pay Item dan menentukan Pay/Tax Type dan Pay/Tax Subtype dari Pay Item tersebut.

Pay/tax type dan pay/tax subtype

Salah satu informasi konfigurasi yang ada di Pay Item adalah Pay/Tax Type. Pay/Tax Type adalah konfigurasi yang terkait dengan informasi pengelompokan Pay Item dalam proses salary calculation. Berikut adalah penjelasan masing-masing pilihan untuk Pay/Tax Type:




Pay/Tax TypeDeskripsiJenis Kalkulasi
Wages Termasuk gaji pokok. Penambahan
Allowances Komponen pendapatan kena pajak di luar gaji pokok karena tergantung dari kondisi, seperti: Bonus/Incentive Tahunan,THR,Tunjangan Luar Kota,Rapel,Tunjangan Makan,Tunjangan Lembur, Tunjangan Jabatan,Tunjangan Keahlian,Tunjangan Transportasi, Tunjangan Pajak Penghasilan, Overtime Penambahan
Deductions Pengurangan terhadap pendapatan kotor, seperti Potongan Premi Asuransi, Potongan BPJS Kesehatan, Potongan JHT, Unpaid Leave Pinjaman Karyawan,Jaminan Pensiun. Pengurangan
Tax Nilai bagian dari pendapatan pegawai yang perlu dibayarkan ke pajak pemerintah (misal: PPH 21) Pengurangan
Non-taxable Allowances Komponen pendapatan tidak kena pajak di luar gaji  karena tergantung dari kondisi dan skenario kerja. Penambahan
Post-tax Deductions Potongan terhadap pendapatan yang diambil setelah dipotong pajak. Pengurangan
Employer Contributions Nilai yang dibayarkan ke pegawai baik secara langsung maupun tidak langsung sebagai kewajiban perusahaan. Penambahan

Informasi konfigurasi berikutnya yang ada di Pay Item adalah Pay/Tax Subtype. Pay/Tax Subtype adalah konfigurasi yang terkait dengan informasi pengelompokan Pay Item dalam proses tax calculation dan tampilan di laporan pajak. Berikut adalah penjelasan masing-masing pilihan untuk Pay/Tax Subtype.


Pay/Tax Types and sub-types Item di SPT 1721 A1 (Semua pay item dengan Pay/Tax Subtype yang sama masuk ke item ini di A1) Item di SPT 1770 (Letakkan semua item item dengan “Komponen Pajak” yang mempunyai tipe sama kedalam item ini)
Pay/Tax Types Pay/Tax Subtype (for Indonesia)
Wages
(E.g. regular wages, holiday pay, sick pay, overtime, bonuses, commission, back-pay, piece-pay)
Basic Salary 1. Basic Salary
Other Income

Tantiem,Bonus,THR
(Contoh: Insentif non rutin,jasa produksi, Tantiem, Bonus, THR)
8. TANTIEM, BONUS, GRATIFIKASI, JASA PRODUKSI, DAN THR Other Income
Received in kind imposed cuts PPh Article 21
(penghasilan dari masa sebelumnya)
13. Penghasilan netto masa sebelumnya Received in kind imposed cuts PPh Article 21
Allowances
(This is used for (taxable) pay that falls outside a specific wage classification because it may depend on other work conditions or scenarios e.g. tool allowance, safety officer allowance)
Income Tax Allowance 2. Tunjangan PPH (jika gross up)
Other Allowances
(Contoh: tunjangan makan,
tunjangan jabatan, tunjangan transport,tunjangan luar kota, rape,Lembur)
3. TUNJANGAN LAINNYA, UANG LEMBUR, DAN SEBAGAINYA
Insurance paid by employeer
(Contoh: JKK, JKM, BPJS Kesehatan, dan premi asuransi yang dibayar pemberi kerja)
5. PREMI ASURANSI YANG DIBAYAR PEMBERI KERJA
Insurance Paid By Employee

Overtime

Position Allowances

Deductions
(This is used as a deduction to reduce the taxable pay values e.g. union fees)
Retirement Contribution
(JHT, BPJS Kesehatan yang dibayar karyawan)
12. IURAN PENSIUN ATAU IURAN THT / JHT
Other Dues

Other Deductions 13. Other Deduction
Tax
(This is used as an amount that's withheld from an employee's pay, and is payable to tax departments)
Income Tax
(Saat ini pay item type yang bisa dipilih hanya “System calculated” maka komponen pajak dihitung dan ditempatkan langsung oleh Kopoka ke tax report form. Di versi berikut-berikutnya, akan ada opsi untuk memilih item type “Manual entry”, dimana user bisa memasukkan angka-angka hasil perhitungan pajak secara manual).
(Ditempatkan langsung oleh Kopoka jadi tidak perlu diset oleh user)
Non-taxable Allowances
(This is used for non-taxable pay that falls outside a specific wage classification because it may depend on other work conditions or scenarios.)
Non-taxable Allowances
(Tunjangan yang tidak kena pajak)
None (because this type does not affect tax)
Post-tax Deductions
(This is used as a deduction from the pay, after tax is calculated)
Post-tax Deductions None (because this type does not affect tax)
Employer Contributions
(These are amounts to pay to the employee, either directly or indirectly as an accrued liability)
Employer Contributions None (because this type does not affect tax)

Catatan: Nama item item di SPT adalah yang akan digunakan di halaman Report SPT.( Form 1721-A1)

Pada Pay item juga terdapat konfigurasi mengenai cara bagaimana nilai diperoleh pada fitur salary entry, yang disebut Pay Item type. Berikut adalah jenis-jenis Pay Item type:


Pay item type Deskripsi
Manual Entry User akan memasukkan nilai Pay Item secara manual melalui text box.
Payroll Setting Value Nilai Pay Item akan diperoleh dari setting khusus pada payroll setting Sub input: payroll setting used
Percentage of Payroll Setting Nilai Pay Item akan diperoleh dari setting khusus pada payroll setting dan ada nilai percentage yang diatur di pay set sebagai parameter fungsi di payroll setting tersebut
Sub input: payroll setting used, percentage
Percentage of Payroll Setting (Total Value Limited) Nilai Pay Item akan diperoleh dari setting khusus pada payroll setting dan ada nilai percentage yang diatur di pay set sebagai parameter fungsi di payroll setting tersebut serta nilai limit untuk membatasi output hasil perhitungan payroll setting
Sub input: payroll setting used, percentage, upper limit, lower limit
Percentage of salary Nilai Pay Item akan diperoleh dari hasil persentase dari nilai Pay Item lainnya. Sub input: percentage, Pay Item reference(multiple)
Percentage of salary (Total Value Limited) Nilai Pay Item akan diperoleh dari hasil persentase dari nilai Pay Item lainnya serta ada limit dari hasil perhitungannya. Sub input: percentage, Pay Item reference(multiple), upper limit, lower limit
Specific Value Nilai Pay Item akan berasal dari nilai spesifik yang telah diatur  sebelumnya. Sub input: value
System calculated Nilai Pay Item akan diperoleh dari perhitungan otomatis oleh sistem. Saat ini sudah ada 3 perhitungan otomatis yang ada pada system calculated
  1. Overtime calculation
Nilai Pay Item akan diperoleh dari hasil perhitungan fitur overtime calculation berdasarkan request overtime yang telah disetujui.
2. Income Tax Nilai Pay Item akan diperoleh dari hasil perhitungan tax calculation
3. Attendance allowance Nilai Pay Item akan disediakan nilai dua kolom perkalian. Nilai kolom pertama akan diperoleh dari hasil perhitungan fitur attendance berdasarkan jumlah kehadiran orang staff tersebut. NIlai kolom kedua akan diisi manual seperti pada manual entry untuk informasi harga pengali dari kehadiran. Fitur ini biasa dipakai untuk tunjangan kehadiran atau uang makan
Multiplier rate Nilai Pay Item akan disediakan nilai dua kolom perkalian. Nilai kedua kolom tersebut akan diisi manual dimana satu kolom dimaksudkan untuk besaran pengali(berapa kali) dan kolom lainnya untuk harga per satuan kolom pertama(rate). Fitur ini biasa dipakai untuk komponen pendapatan yang diisi nilai berdasarkan berapa kali aktivitas dilakukan. Misal: bonus setiap memindahkan satu box. Bonus untuk setiap mengantar paket

Pay set

Pay Set adalah fitur untuk mengelompokkan Pay Item, agar bisa didaftarkan/di-assign ke staff. Tujuan diadakannya fitur pay set adalah memenuhi kebutuhan perusahaan dimana beberapa kelompok pegawai memiliki komponen pendapatan yang berbeda. Contoh: Pay Set Standard, Pay Set Pekerja Harian, Pay Set khusus Manager, dll.

Terdapat dua tab di halaman setting pay set yaitu tab active untuk menampilkan pay set yang masih aktif dan inactive untuk menampilkan pay set yang sudah tidak aktif atau tidak digunakan. Pada prinsipnya pay set yang sudah digunakan tidak bisa dihapus karena akan mengubah riwayat perhitungan, oleh karena itu hanya bisa dinonaktifkan(archive). Berikut adalah penjelasan informasi di tab active.


ItemDescription
“New pay sets” buttonTombol untuk membuat pay sets baru
“Export pay sets” buttonTombol untuk ekspor daftar pay set ke format excel
“Code” fieldKolom informasi kode pay set
“Name” fieldKolom informasi nama pay set
“Description” fieldKolom informasi deskripsi pay set
“Pay Set Items” ListDaftar Pay Item yang dikandung oleh pay set tersebut
“Edit button”Tombol untuk mengubah informasi pada Pay Item terkait.
“Archive” buttonTombol untuk mengubah status pay set menjadi inactive dan memindahkannya ke tab inactive
“Delete” buttonTombol untuk menghapus pay set. Pay set yang bisa dihapus hanya pay set yang belum digunakan(belum didaftarkan ke staff dan belum digunakan di salary calculation)

Jika ditekan tombol “new pay sets” atau tombol “edit”, akan muncul informasi isian dari pay set sebagai berikut:

ItemDescription
“Pay Set Name” fieldKolom isian untuk nama pay set
“Code” fieldKolom isian untuk kode pay set
“Description field” fieldKolom isian untuk deskripsi pay set
“Select Pay item” drop down dan tombol addDrop down untuk menambahkan Pay Item apa saja yang dikandung oleh pay set
“Remove” buttonTombol untuk mengeluarkan Pay Item dari pay set

Pada tab inactive, informasi yang tersedia sama dengan tab active, hanya saja tombol archive berubah menjadi unarchive yang fungsinya adalah mengubah status Pay Item menjadi active dan memindahkannya ke tab active.

Pay slip item

Payslip items merupakan satuan pengelompokan Pay Item dalam payslip. User dapat mendefinisikan jenis-jenis kelompok di dalam pay slip dan komponen Pay Item apa saja yang dikandung masing-masing kelompok tersebut. Nilai dari pay slip item adalah total dari nilai seluruh pay item yang ada di pay slip item.
Terdapat dua tab di halaman setting payslip items yaitu tab active untuk menampilkan pay slip item yang masih aktif dan inactive untuk menampilkan pay slip items yang sudah tidak aktif atau tidak digunakan. Pada prinsipnya pay slip items yang sudah digunakan tidak bisa dihapus karena akan mengubah riwayat perhitungan, oleh karena itu hanya bisa dinonaktifkan(archive). Berikut adalah penjelasan informasi di tab active:

ItemDescription
“New payslip items” buttonTombol untuk membuat pay slip item baru
“Code” fieldKolom informasi kode pay slip items
“Name” fieldKolom informasi nama pay slip items
“Description” fieldKolom informasi deskripsi pay slip items
“Pay Item(s)” ListDaftar Pay Item yang dikandung oleh pay slip items tersebut
“Edit button”Tombol untuk mengubah informasi pada pay slip items terkait.
“Archive” buttonTombol untuk mengubah status pay slip items menjadi inactive dan memindahkannya ke tab inactive
“Delete” buttonTombol untuk menghapus pay slip items. Pay slip items yang bisa dihapus hanya pay set yang belum digunakan(belum didaftarkan ke staff dan belum digunakan di salary calculation)

Jika ditekan tombol “new pay slip items” atau tombol “edit”, akan muncul informasi isian dari pay slip items sebagai berikut:

ItemDescription
“Pay Slip item name” fieldKolom isian untuk nama pay slip items
“Code” fieldKolom isian untuk kode pay slip items
“Description field” fieldKolom isian untuk deskripsi pay slip items
“Type” drop down Drop down untuk filter pilihan Pay Item yang akan ditambahkan berdasarkan tipenya (income atau deduction)
“Select Pay/Tax Type” drop downDrop down untuk filter pilihan Pay Item yang akan ditambahkan berdasarkan Pay/Tax Type
“Select Pay item” drop down dan tombol addDrop down untuk menambahkan Pay Item apa saja yang dikandung oleh pay slip item
“Remove” buttonTombol untuk mengeluarkan Pay Item dari pay set

Pada tab inactive, informasi yang tersedia sama dengan tab active, hanya saja tombol archive berubah menjadi unarchive yang fungsinya adalah mengubah status Pay Item menjadi active dan memindahkannya ke tab active.

Pay slip

Pay slips adalah fitur untuk mengelompokkan pay slip items, agar bisa didaftarkan/diassign ke staff. Tujuan diadakannya fitur pay slip adalah memenuhi kebutuhan perusahaan dimana beberapa kelompok pegawai memiliki tampilan pay slip yang berbeda.

Terdapat dua tab di halaman setting payslip yaitu tab active untuk menampilkan pay slip items yang masih aktif dan inactive untuk menampilkan payslip yang sudah tidak aktif atau tidak digunakan. Pada prinsipnya payslip yang sudah digunakan tidak bisa dihapus karena akan mengubah riwayat perhitungan, oleh karena itu hanya bisa dinonaktifkan(archive). Berikut adalah penjelasan informasi di tab active

ItemDescription
“New payslip” buttonTombol untuk membuat payslip baru
“Export payslip” buttonTombol untuk ekspor daftar payslip ke format excel
“Code” fieldKolom informasi kode payslip
“Name” fieldKolom informasi nama payslip
“Description” fieldKolom informasi deskripsi payslip
“Pay Items” ListDaftar Pay Item yang dikandung oleh payslip tersebut
“Edit button”Tombol untuk mengubah informasi pada payslip terkait.
“Archive” buttonTombol untuk mengubah status payslip menjadi inactive dan memindahkannya ke tab inactive
“Delete” buttonTombol untuk menghapus payslip. Pay slip yang bisa dihapus hanya payslip yang belum digunakan(belum didaftarkan ke staff dan belum digunakan di salary calculation)

Jika ditekan tombol “new payslip” atau tombol “edit”, akan muncul informasi isian dari payslip sebagai berikut:

Item Description
“Pay Slip Name” fieldKolom isian untuk nama payslip
“Code” fieldKolom isian untuk kode payslip
“Description field” fieldKolom isian untuk deskripsi payslip
“Select Pay slip items” drop down dan tombol addDrop down untuk menambahkan pay slip items apa saja yang dikandung oleh payslip
“Remove” buttonTombol untuk mengeluarkan payslip items dari payslip

Pay assignment

Pay assignment adalah pay set/pay slip assignment, yaitu fitur untuk menentukan pay set dan pay slip yang didefinisikan sebelumnya untuk tiap karyawan. Menetapkan pay set/Pay slip kepada karyawan merupakan syarat agar proses salary entry dan salary calculation pegawai tersebut dapat dilakukan.

Postingan populer dari blog ini

Kopoka - Software absensi gratis

Kopoka adalah sistem absensi masa kini. Absensi akan menjadi basis dari banyak fitur lain yang akan dirilis secara bertahap, baik fitur HR dasar seperti payroll, maupun fitur strategic HR seperti recruitment, performance, training dan career. Untuk mulai menggunakan Kopoka, anda tinggal daftarkan perusahaan anda, lalu akses aplikasi web untuk mendaftarkan para staff anda, dan kemudian para staff bisa mulai pakai aplikasi mobile Kopoka. Berikut link-link ke petunjuk penggunaan Kopoka.

Cara memulai menggunakan Kopoka (Admin)
Cara mendaftar ke Kopoka (Admin)
Cara login ke aplikasi web Kopoka (Admin)
- Cara membeli lisensi (gratis) Kopoka (Admin)
Cara mendaftarkan staff di Kopoka (Admin)
Cara membuat shift kerja (Admin)
Cara menggunakan mobile attendance Kopoka (Staff)
- Cara memperbaiki data kehadiran (Staff)
Cara menset zona waktu (Staff)
Cara melihat dan mendownload data absensi Kopoka (Staff/Admin)
Cara mereset password sendiri (Staff)
Cara membuat struktur organis…

Cara memulai menggunakan Kopoka

Fitur dasar dari Kopoka adalah absensi dengan smartphone (mobile attendance). Berikut sekilas langkah-langkah untuk mulai menggunakan mobile attendance Kopoka:
Daftarkan organisasi anda di halaman pendaftaranTunggu aktivasi oleh Kopoka, dan setelah tiba email pemberitahuan bahwa aktivasi sudah selesai, login ke aplikasi web Kopoka, lalu lakukan pembelian lisensi Kopoka (gratis untuk fitur dasar termasuk absensi).Dalam kondisi login di aplikasi web Kopoka, daftarkan para staff anda.Setelah mendaftarkan para staff, buat shift kerja (work shift) untuk tiap staff Beritahukan kepada para staff untuk melakukan instalasi aplikasi mobile Kopoka dari Google PlayPara staff login ke Kopoka dari aplikasi mobile Kopoka menggunakan "Organization ID" dari organisasi anda, dan alamat email serta password yang diset saat pendaftaran staff.Staff kemudian sudah bisa menggunakan aplikasi mobile Kopoka untuk melakukan absensi. HR Administrator bisa melihat dan mendownload data absensi dari aplika…

Cara mendaftarkan staff di Kopoka (Admin)

Ini adalah bagian dari "Bagaimana memulai menggunakan Kopoka". Berikut adalah cara mendaftarkan para staff ke Kopoka oleh anda sebagai Administrator. Pastikan dulu anda sudah login dan sedang mengakses aplikasi web Kopoka sebagai HR Administrator (yaitu, pastikan role anda adalah "HR Admin"). Lihat dibagian kanan atas dari layar dimana tertulis "Current role:". Jika tertulis "Staff", maka ubah menjadi "HR Admin" melalui "Settings" dari My menu:

Login ke aplikasi web Kopoka jika belumDi kiri atas layar ada job title anda, klik disitu, lalu klik "Accounts"Di bagian "Switch Role", klik drop down list "Active Role" dan pilih "HR Admin"Mendaftarkan staff satu per satu melalui form isian
Setelah memastikan bahwa role anda yang tertulis di bagian kanan atas dari layar adalah "HR Admin", untuk mendaftarkan staff satu per satu menggunakan isian di web, lakukan hal berikut:
Di menu di kir…