Langsung ke konten utama

Konsep Modul Payroll

Payroll di Kopoka dirancang untuk bisa fleksibel mengikuti berbagai kebutuhan di lapangan. Hampir tidak ada bagian yang hard-coded (dibuat dari pabrik tanpa bisa diubah) di payroll, bahkan perhitungan BPJS pun bisa didefinisikan sendiri oleh user. Ini dicapai dengan menggunakan konsep pay item yang memiliki pay/tax type dan subtype. Pay/tax type menentukan bagaimana perhitungan payroll dilakukan terhadap pay item (penambahan atau pengurangan), sementara pay/tax subtype menentukan pay item akan dimasukkan ke item mana dalam surat pelaporan pajak (form A1).

Diagram berikut ini menunjukkan hubungan antara perhitungan gaji ("Salary"), surat pelaporan pajak ("Tax report form") dan pay slip, terkait dengan pay item, pay/tax type dan pay/tax subtype.

Pay/tax type and pay/tax subtype

Kopoka menghitung gaji kotor dengan menjumlahkan seluruh pay item penambahan, dan kemudian dikurangi dengan seluruh pay item pengurangan. Untuk menghitung pajak pendapatan, Kopoka mengeluarkan komponen komponen yang tida dikenai pajak sebelum perhitungan pajak dilakukan.

Pay item

Payroll di Kopoka dibuat seumum mungkin agar bisa mengakomodir struktur gaji di berbagai organisasi yang berbeda-beda. Salah satu metodenya adalah dengan komponen gaji yang dapat dikonfigurasi yang disebut Pay Item. Misalnya ada Pay Item gaji pokok dan ada Pay Item tunjangan transportasi. Hal pertama yang harus dilakukan di modul payroll ini adalah membuat Pay Item dan menentukan Pay/Tax Type dan Pay/Tax Subtype dari Pay Item tersebut.

Pay/tax type dan pay/tax subtype

Salah satu informasi konfigurasi yang ada di Pay Item adalah Pay/Tax Type. Pay/Tax Type adalah konfigurasi yang terkait dengan informasi pengelompokan Pay Item dalam proses salary calculation. Berikut adalah penjelasan masing-masing pilihan untuk Pay/Tax Type:


Pay/Tax TypeDeskripsiJenis Kalkulasi
Wages Termasuk gaji pokok. Penambahan
Allowances Komponen pendapatan kena pajak di luar gaji pokok karena tergantung dari kondisi, seperti: Bonus/Incentive Tahunan,THR,Tunjangan Luar Kota,Rapel,Tunjangan Makan,Tunjangan Lembur, Tunjangan Jabatan,Tunjangan Keahlian,Tunjangan Transportasi, Tunjangan Pajak Penghasilan, Overtime Penambahan
Deductions Pengurangan terhadap pendapatan kotor, seperti Potongan Premi Asuransi, Potongan BPJS Kesehatan, Potongan JHT, Unpaid Leave Pinjaman Karyawan,Jaminan Pensiun. Pengurangan
Tax Nilai bagian dari pendapatan pegawai yang perlu dibayarkan ke pajak pemerintah (misal: PPH 21) Pengurangan
Non-taxable Allowances Komponen pendapatan tidak kena pajak di luar gaji  karena tergantung dari kondisi dan skenario kerja. Penambahan
Post-tax Deductions Potongan terhadap pendapatan yang diambil setelah dipotong pajak. Pengurangan
Employer Contributions Nilai yang dibayarkan ke pegawai baik secara langsung maupun tidak langsung sebagai kewajiban perusahaan. Penambahan

Informasi konfigurasi berikutnya yang ada di Pay Item adalah Pay/Tax Subtype. Pay/Tax Subtype adalah konfigurasi yang terkait dengan informasi pengelompokan Pay Item dalam proses tax calculation dan tampilan di laporan pajak. Berikut adalah penjelasan masing-masing pilihan untuk Pay/Tax Subtype.


Pay/Tax Types and sub-types
Item di SPT 1721 A1 

(Semua pay item dengan Pay/Tax Subtype yang sama masuk ke item ini di A1)
Item di SPT 1770 

(Letakkan semua item item dengan “Komponen Pajak” yang mempunyai tipe sama kedalam item ini)
Pay/Tax Types Pay/Tax Subtype (for Indonesia)
Wages 

(Contoh: upah reguler, upah hari besar, upah sakit, uang lembur, bonus, komisi dll.)
Basic Salary 1. Basic Salary
Other Income

Tantiem,Bonus,THR
(Contoh: Insentif non rutin,jasa produksi, Tantiem, Bonus, THR)
8. TANTIEM, BONUS, GRATIFIKASI, JASA PRODUKSI, DAN THR Other Income
Received in kind imposed cuts PPh Article 21
(penghasilan dari masa sebelumnya)
13. Penghasilan netto masa sebelumnya Received in kind imposed cuts PPh Article 21
Allowances 

(Ini adalah tunjangan kena pajak yang biasanya tergantung terhadap kondisi kerja tertentu)
Income Tax Allowance 2. Tunjangan PPH (jika gross up)
Other Allowances
(Contoh: tunjangan makan,
tunjangan jabatan, tunjangan transport,tunjangan luar kota, rape,Lembur)
3. TUNJANGAN LAINNYA, UANG LEMBUR, DAN SEBAGAINYA
Insurance paid by employeer
(Contoh: JKK, JKM, BPJS Kesehatan, dan premi asuransi yang dibayar pemberi kerja)
5. PREMI ASURANSI YANG DIBAYAR PEMBERI KERJA
Insurance Paid By Employee

Overtime

Position Allowances

Deductions
(Ini adalah komponen pengurang pendapatan kena pajak)
Retirement Contribution
(JHT, BPJS Kesehatan yang dibayar karyawan)
12. IURAN PENSIUN ATAU IURAN THT / JHT
Other Dues

Other Deductions 13. Other Deduction
Tax 

(Ini jumlah uang yang diambil dari gaji staff untuk dibayarkan ke kantor pajak)
Income Tax
(Saat ini pay item type yang bisa dipilih hanya “System calculated” maka komponen pajak dihitung dan ditempatkan langsung oleh Kopoka ke tax report form. Di versi berikut-berikutnya, akan ada opsi untuk memilih item type “Manual entry”, dimana user bisa memasukkan angka-angka hasil perhitungan pajak secara manual).
(Ditempatkan langsung oleh Kopoka jadi tidak perlu diset oleh user)
Non-taxable 
Allowances 

(Ini adalah tunjangan tidak kena pajak yang biasanya tergantung terhadap kondisi kerja tertentu)
Non-taxable Allowances
(Tunjangan yang tidak kena pajak)
Tidak ada (sebab tipe ini tidak mempengaruhi pajak)
Post-tax Deductions

(Ini adalah pengurang gaji, yang dihitung setelah perhitungan pajak)
Post-tax Deductions Tidak ada (sebab tipe ini tidak mempengaruhi pajak)
Employer Contributions 

(Ini adalah jumlah yang perlu dibayarkan ke staff, langsung atau tidak langsung, sebagai kewajiban yang harus dibayar/ accrued liability)
Employer Contributions Tidak ada (sebab tipe ini tidak mempengaruhi pajak)

Catatan: Nama item item di SPT adalah yang akan digunakan di halaman Report SPT (Form 1721-A1).

Pada Pay item juga terdapat konfigurasi mengenai cara bagaimana nilai diperoleh pada fitur salary entry, yang disebut Pay Item type. Berikut adalah jenis-jenis Pay Item type:


Pay item type Deskripsi
Manual Entry User akan memasukkan nilai Pay Item secara manual melalui text box.
Percentage of salary Nilai Pay Item akan diperoleh dari hasil persentase dari nilai Pay Item lainnya. 

Berikut adalah setting untuk pay item type ini:
- Apply from month: sejak bulan ke berapa dari bulan mulai bekerja Pay Item ini akan dihitung
- Routine: apakah komponen ini komponen rutin atau tidak
- Before|After: jika ada perhitungan prorata oleh karena kehadiran dll, apakah perhitungan pay item type ini dilakukan sebelum (before) atau sesudah (after) perhitungan prorata
- Cutoff applied: Jika tidak, maka cut off adalah akhir bulan, jika ya, set tanggal cut off
- Percentage: angka persentase yang diinginkan
- Target pay item(s): pay item yang akan dikalikan persentase di atas
Percentage of salary (Total Value Limited) Nilai Pay Item akan diperoleh dari hasil persentase dari nilai Pay Item lainnya serta ada limit dari hasil perhitungannya. 

Berikut adalah setting untuk pay item type ini:
- Apply from month: sejak bulan ke berapa dari bulan mulai bekerja Pay Item ini akan dihitung
- Routine: apakah komponen ini komponen rutin atau tidak
- Before|After: jika ada perhitungan prorata oleh karena kehadiran dll, apakah perhitungan pay item type ini dilakukan sebelum (before) atau sesudah (after) perhitungan prorata
- Cutoff applied: Jika tidak, maka cut off adalah akhir bulan, jika ya, set tanggal cut off
- Percentage: angka persentase yang diinginkan
- Lower limit: Jika hasil perkalian persentase dan target pay item(s) lebih kecil dari lower limit ini, maka nilai pay item menjadi lower limit ini
- Uper limit: Jika hasil perkalian persentase dan target pay item(s) lebih besar dari upper limit ini, maka nilai pay item menjadi upper limit ini
- Target pay item(s): pay item yang akan dikalikan persentase di atas
Payroll Setting Value Nilai Pay Item akan diperoleh dari setting khusus pada payroll setting

Berikut adalah setting untuk pay item type ini:
- Apply from month: sejak bulan ke berapa dari bulan mulai bekerja Pay Item ini akan dihitung
- Routine: apakah komponen ini komponen rutin atau tidak
- Cutoff applied: Jika tidak, maka cut off adalah akhir bulan, jika ya, set tanggal cut off 
- Payroll setting: item payroll setting yang digunakan
Percentage of Payroll Setting Nilai Pay Item akan diperoleh dari setting khusus pada payroll setting dan ada nilai persentase yang diatur di pay set sebagai parameter fungsi di payroll setting tersebut

Berikut adalah setting untuk pay item type ini:
- Apply from month: sejak bulan ke berapa dari bulan mulai bekerja Pay Item ini akan dihitung
- Routine: apakah komponen ini komponen rutin atau tidak
- Cutoff applied: Jika tidak, maka cut off adalah akhir bulan, jika ya, set tanggal cut off
- Payroll setting: item payroll setting yang digunakan
- Percentage: persentase yang diinginkan
Percentage of Payroll Setting (Total Value Limited) Nilai Pay Item akan diperoleh dari setting khusus pada payroll setting dan ada nilai percentage yang diatur di pay set sebagai parameter fungsi di payroll setting tersebut serta nilai limit untuk membatasi output hasil perhitungan payroll setting

Berikut adalah setting untuk pay item type ini:
- Apply from month: sejak bulan ke berapa dari bulan mulai bekerja Pay Item ini akan dihitung
- Routine: apakah komponen ini komponen rutin atau tidak
- Cutoff applied: Jika tidak, maka cut off adalah akhir bulan, jika ya, set tanggal cut off  
- Payroll setting: item payroll setting yang digunakan  
- Percentage: persentase yang diinginkan
- Lower limit: Jika hasil perkalian persentase dan payroll setting lebih kecil dari lower limit ini, maka nilai pay item menjadi lower limit ini
- Uper limit: Jika hasil perkalian persentase dan payroll setting lebih besar dari upper limit ini, maka nilai pay item menjadi upper limit ini
Specific Value Nilai Pay Item akan berasal dari nilai spesifik yang telah diatur  sebelumnya. 

Berikut adalah setting untuk pay item type ini:
- Apply from month: sejak bulan ke berapa dari bulan mulai bekerja Pay Item ini akan dihitung
- Routine: apakah komponen ini komponen rutin atau tidak
- Cutoff applied: Jika tidak, maka cut off adalah akhir bulan, jika ya, set tanggal cut off 

- Specific value: nilai spesifik yang sudah ditetapkan di setting pay item
System calculated Nilai Pay Item akan diperoleh dari perhitungan otomatis oleh sistem.

Berikut adalah setting untuk pay item type ini:
- Pay item subtype: Pay cut for unapproved absence, pay cut for approved unpaid leave, pay cut for lateness
- Apply from month: sejak bulan ke berapa dari bulan mulai bekerja Pay Item ini akan dihitung
- Routine: apakah komponen ini komponen rutin atau tidak
- Cutoff applied: Jika tidak, maka cut off adalah akhir bulan, jika ya, set tanggal cut off 

- Target pay item(s): pay item yang akan dikalikan persentase di atas
  
Selain pay item subtype di atas, kedua jenis pay item secara otomatis dihitung oleh sistem dan dimasukkan ke perhitungan gaji: 

1. Overtime calculation: Nilai Pay Item akan diperoleh dari hasil perhitungan fitur overtime calculation berdasarkan request overtime yang telah disetujui.  
2. Income Tax: Nilai Pay Item akan diperoleh dari hasil perhitungan tax calculation 
Multiplier rate Nilai Pay Item akan disediakan nilai dua kolom perkalian. Nilai kedua kolom tersebut akan diisi manual dimana satu kolom dimaksudkan untuk besaran pengali (berapa kali) dan kolom lainnya untuk harga per satuan kolom pertama (rate). Fitur ini biasa dipakai untuk komponen pendapatan yang diisi nilai berdasarkan berapa kali aktivitas dilakukan. Misal: bonus setiap memindahkan satu box. Bonus untuk setiap mengantar paket

Pay set

Pay Set adalah fitur untuk mengelompokkan Pay Item, agar bisa didaftarkan/di-assign ke staff. Tujuan diadakannya fitur pay set adalah memenuhi kebutuhan perusahaan dimana beberapa kelompok pegawai memiliki komponen pendapatan yang berbeda. Contoh: Pay Set Standard, Pay Set Pekerja Harian, Pay Set khusus Manager, dll.

Terdapat dua tab di halaman setting pay set yaitu tab active untuk menampilkan pay set yang masih aktif dan inactive untuk menampilkan pay set yang sudah tidak aktif atau tidak digunakan. Pada prinsipnya pay set yang sudah digunakan tidak bisa dihapus karena akan mengubah riwayat perhitungan, oleh karena itu hanya bisa dinonaktifkan(archive). Berikut adalah penjelasan informasi di tab active.


ItemDescription
Tombol “New pay sets” Tombol untuk membuat pay sets baru
Tombol “Export pay sets Tombol untuk ekspor daftar pay set ke format excel
Kolom “Code" Kolom informasi kode pay set
Kolom “Name” Kolom informasi nama pay set
Kolom “Description” Kolom informasi deskripsi pay set
List “Pay Set Items” Daftar Pay Item yang dikandung oleh pay set tersebut
Tombol “Edit”Tombol untuk mengubah informasi pada Pay Item terkait.
Tombol “Archive" Tombol untuk mengubah status pay set menjadi inactive dan memindahkannya ke tab inactive
Tombol “Delete" Tombol untuk menghapus pay set. Pay set yang bisa dihapus hanya pay set yang belum digunakan(belum didaftarkan ke staff dan belum digunakan di salary calculation)

Jika ditekan tombol “new pay sets” atau tombol “edit”, akan muncul informasi isian dari pay set sebagai berikut:


ItemDescription
Kolom “Pay Set Name" Kolom isian untuk nama pay set
Kolom “Code" Kolom isian untuk kode pay set
Kolom “Description" Kolom isian untuk deskripsi pay set
Drop down list “Select Pay item” dan tombol "Add"Drop down untuk menambahkan Pay Item apa saja yang dikandung oleh pay set
Tombol “Remove" Tombol untuk mengeluarkan Pay Item dari pay set

Pada tab inactive, informasi yang tersedia sama dengan tab active, hanya saja tombol archive berubah menjadi unarchive yang fungsinya adalah mengubah status Pay Item menjadi active dan memindahkannya ke tab active.

Pay slip item

Payslip items merupakan satuan pengelompokan Pay Item dalam payslip. User dapat mendefinisikan jenis-jenis kelompok di dalam pay slip dan komponen Pay Item apa saja yang dikandung masing-masing kelompok tersebut. Nilai dari pay slip item adalah total dari nilai seluruh pay item yang ada di pay slip item.
Terdapat dua tab di halaman setting payslip items yaitu tab active untuk menampilkan pay slip item yang masih aktif dan inactive untuk menampilkan pay slip items yang sudah tidak aktif atau tidak digunakan. Pada prinsipnya pay slip items yang sudah digunakan tidak bisa dihapus karena akan mengubah riwayat perhitungan, oleh karena itu hanya bisa dinonaktifkan(archive). Berikut adalah penjelasan informasi di tab active:


ItemDescription
Tombol “New payslip items" Tombol untuk membuat pay slip item baru
Kolom “Code" Kolom informasi kode pay slip items
Kolom "Name" Kolom informasi nama pay slip items
Kolom "Description" Kolom informasi deskripsi pay slip items
List “Pay Item(s)" Daftar Pay Item yang dikandung oleh pay slip items tersebut
Tombol “Edit"Tombol untuk mengubah informasi pada pay slip items terkait.
Tombol “Archive" Tombol untuk mengubah status pay slip items menjadi inactive dan memindahkannya ke tab inactive
Tombol "Delete" Tombol untuk menghapus pay slip items. Pay slip items yang bisa dihapus hanya pay set yang belum digunakan(belum didaftarkan ke staff dan belum digunakan di salary calculation)

Jika ditekan tombol “new pay slip items” atau tombol “edit”, akan muncul informasi isian dari pay slip items sebagai berikut:


ItemDescription
Kolom "Pay Slip item name" Kolom isian untuk nama pay slip items
Kolom “Code" Kolom isian untuk kode pay slip items
Kolom “Description field" Kolom isian untuk deskripsi pay slip items
Drop down list “Type" Drop down untuk filter pilihan Pay Item yang akan ditambahkan berdasarkan tipenya (income atau deduction)
Drop down list “Select Pay/Tax Type" Drop down untuk filter pilihan Pay Item yang akan ditambahkan berdasarkan Pay/Tax Type
Drop down list “Select Pay item” dan tombol "Add"Drop down untuk menambahkan Pay Item apa saja yang dikandung oleh pay slip item
Tombol “Remove" Tombol untuk mengeluarkan Pay Item dari pay set

Pada tab inactive, informasi yang tersedia sama dengan tab active, hanya saja tombol archive berubah menjadi unarchive yang fungsinya adalah mengubah status Pay Item menjadi active dan memindahkannya ke tab active.

Pay slip

Pay slips adalah fitur untuk mengelompokkan pay slip items, agar bisa didaftarkan/diassign ke staff. Tujuan diadakannya fitur pay slip adalah memenuhi kebutuhan perusahaan dimana beberapa kelompok pegawai memiliki tampilan pay slip yang berbeda.

Terdapat dua tab di halaman setting payslip yaitu tab active untuk menampilkan pay slip items yang masih aktif dan inactive untuk menampilkan payslip yang sudah tidak aktif atau tidak digunakan. Pada prinsipnya payslip yang sudah digunakan tidak bisa dihapus karena akan mengubah riwayat perhitungan, oleh karena itu hanya bisa dinonaktifkan(archive). Berikut adalah penjelasan informasi di tab active


ItemDescription
Tombol “New payslip" Tombol untuk membuat payslip baru
Tombol “Export payslip" Tombol untuk ekspor daftar payslip ke format excel
Kolom “Code" Kolom informasi kode payslip
Kolom “Name" Kolom informasi nama payslip
Kolom “Description" Kolom informasi deskripsi payslip
List “Pay Items" Daftar Pay Item yang dikandung oleh payslip tersebut
Tombol “Edit"Tombol untuk mengubah informasi pada payslip terkait.
Tombol “Archive" Tombol untuk mengubah status payslip menjadi inactive dan memindahkannya ke tab inactive
Tombol "Delete" Tombol untuk menghapus payslip. Pay slip yang bisa dihapus hanya payslip yang belum digunakan(belum didaftarkan ke staff dan belum digunakan di salary calculation)

Jika ditekan tombol “new payslip” atau tombol “edit”, akan muncul informasi isian dari payslip sebagai berikut:


Item Description
Kolom "Pay Slip Name" Kolom isian untuk nama payslip
Kolom "Code" Kolom isian untuk kode payslip
Kolom "Description" Kolom isian untuk deskripsi payslip
Drop down list "Select Pay slip items" dan tombol "Add"Drop down untuk menambahkan pay slip items apa saja yang dikandung oleh payslip
Tombol “Remove" Tombol untuk mengeluarkan payslip items dari payslip


Pay assignment

Pay assignment adalah pay set/pay slip assignment, yaitu fitur untuk menentukan pay set dan pay slip yang didefinisikan sebelumnya untuk tiap karyawan. Menetapkan pay set/Pay slip kepada karyawan merupakan syarat agar proses salary entry dan salary calculation pegawai tersebut dapat dilakukan.