Di halaman "Attendance Summary", kehadiran yang terlambat akan ditandai dengan warna merah. Agar Kopoka mengetahui jam berapa seseorang mulai dan selesai kerja seharusnya, shift kerja (work shift) perlu didefinisikan. Tanpa shift kerja, Kopoka tidak tahu jam berapa seharusnya seseorang masuk, dan tidak bisa melakukan berbagai pendataan dan perhitungan terkait payroll.
Di Kopoka, untuk membuat shift kerja, buat Work Shift Group dulu, baru setelah itu assign Work Shift Group itu ke staff. Work Shift Group adalah kumpulan satu atau lebih shift kerja. Satu shift kerja berisi informasi jam mulai kerja dan jam selesai kerja, serta jam istirahat.
Berikut cara untuk membuat Work Shift Group.
Di Kopoka, untuk membuat shift kerja, buat Work Shift Group dulu, baru setelah itu assign Work Shift Group itu ke staff. Work Shift Group adalah kumpulan satu atau lebih shift kerja. Satu shift kerja berisi informasi jam mulai kerja dan jam selesai kerja, serta jam istirahat.
Berikut cara untuk membuat Work Shift Group.
- Sebagai HR Admin, klik di menu "Administrator", dan kemudian klik di "Work shifts"
- Klik "New Work Shift Group". Pertama tuliskan nama dan penjelasan shift tersebut, dan klik "Save". Setelah itu klik "Append Schedule" dan mulai definisikan shift per hari. Jika Shift Group hanya berisi 3 hari misalnya, maka shift hari ke-1 dipakai kembali di hari ke-4 dan seterusnya.
- Di definisi shift, enter nomor hari, lalu jenis shift (working day atau holiday). Jika type nya adalah working day, set jam mulai kerja, jam selesai kerja, jam mulai istirahat dan jam selesai istirahat. Jika type nya adalah holiday, semua field akan diabaikan.
Setelah Work Shift Group jadi, kemudian lakukan assignment ke staff, seperti berikut:
- Sebagai HR Admin, dari menu "Personnel", klik menu "Work Shifts".
- Klik "Create New Request", pilih staff yang akan di assign work shift group, lalu pilih work shift group nya.
- Setelah itu pilih tanggal mulai dan tanggal selesai work shift group tersebut dan klik "Save".
Setelah itu, shift yang ada di Work Shift Group yang dipilih akan di assign ke staff yang dipilih.
Untuk shift kerja yang tidak memiliki pola, assignment dengan cara di atas akan sangat repot. Untuk itu, gunakanlah cara mengatur shift menggunakan file Excel, lalu mengupload file tersebut (dalam format CSV) ke Kopoka, seperti yang dijelaskan di sini.
Untuk shift kerja yang tidak memiliki pola, assignment dengan cara di atas akan sangat repot. Untuk itu, gunakanlah cara mengatur shift menggunakan file Excel, lalu mengupload file tersebut (dalam format CSV) ke Kopoka, seperti yang dijelaskan di sini.