Ini adalah bagian dari "Bagaimana memulai menggunakan Kopoka". Berikut adalah cara mendaftarkan para staff ke Kopoka oleh anda sebagai Administrator. Pastikan dulu anda sudah login dan sedang mengakses aplikasi web Kopoka sebagai HR Administrator (yaitu, pastikan role anda adalah "HR Admin"). Lihat dibagian kanan atas dari layar dimana tertulis "Current role:". Jika tertulis "Staff", maka ubah menjadi "HR Admin" melalui "Settings" dari My menu:
Setelah memastikan bahwa role anda yang tertulis di bagian kanan atas dari layar adalah "HR Admin", untuk mendaftarkan staff satu per satu menggunakan isian di web, lakukan hal berikut:
- Login ke aplikasi web Kopoka jika belum
- Di kiri atas layar ada job title anda, klik disitu, lalu klik "Accounts"
- Di bagian "Switch Role", klik drop down list "Active Role" dan pilih "HR Admin"
Setelah memastikan bahwa role anda yang tertulis di bagian kanan atas dari layar adalah "HR Admin", untuk mendaftarkan staff satu per satu menggunakan isian di web, lakukan hal berikut:
- Di menu di kiri, klik "People", lalu klik "Staff"
- Di layar yang ditampilkan, klik tombol "New Staff", lalu isi data-data staff tersebut.
Data-data yang wajib diisi adalah sebagai berikut:
- "Main Information" tab: First Name, Date of Birth, Gender
- "Organization and Job Information" tab: Employee ID, Job Title, Employment Type.
- "Contact Information" tab: Email (saat pendaftaran ini, Kopoka akan otomatis mengirim email notifikasi ke alamat email ini beserta password untuk login)
- "Payroll" tab: Marital Status
Berikut cara mengisi masing-masing field yang wajib diatas:
| Main Information | ||
| First Name | Nama staff atau anggota tersebut | |
| Date of Birth | Tanggal lahir staff atau anggota tersebut | |
| Gender | Jenis kelamin (laki-laki atau perempuan) | |
| Organization and Job Information | ||
| Employee ID | Nomor pegawai atau nomor anggota. Jika tidak ada, tulis apa saja, misalnya "Tidak ada" atau "None" | |
| Job Title | Secara default, hanya ada satu job title, yaitu "Staff" yang otomatis terpilih. | |
| Employment Type | Jika bukan perusahaan, pilih saja "Permanent" | |
| Contact Information | Alamat email ini akan dipakai untuk login, dan informasi dari Kopoka akan dikirim ke alamat email in | |
| Payroll | Marital Status | Pilih status pernikahan |
Setelah staff didaftarkan, maka Kopoka akan otomatis mengirimkan email berisi password ke alamat email yang didaftarkan. "Organization ID" dari organisasi anda, beserta alamat email dan password ini yang dipakai untuk login ke aplikasi mobile Kopoka maupun login ke aplikasi web Kopoka.
Mendaftarkan banyak staff sekaligus melalui upload
Untuk mendaftarkan banyak staff sekaligus, gunakan fitur "Upload Persons", sebagai berikut:
Mendaftarkan banyak staff sekaligus melalui upload
Untuk mendaftarkan banyak staff sekaligus, gunakan fitur "Upload Persons", sebagai berikut:
- Di menu di kiri, klik "Administrator"
- Di layar yang ditampilkan, klik "Upload Persons"
- Siapkan file berisi data staff yang akan diupload.
- Klik "Browse", pilih file tersebut, dan klik "Upload". Maka akan ditampilkan hasil validasi file tersebut, dan ditampilkan berapa record yang valid dan berapa yang tidak valid. Silahkan lihat jika ada yang bermasalah dan perbaiki, lalu ulangi lagi langkah ini.
- Setelah semua record valid, klik "Import", maka data staff akan masuk ke Kopoka.
| Nama kolom | Penjelasan |
| Job Title Id (*) | Job Title Id (gunakan "List of Code and Id" untuk melihat Id dari Job Title yang diinginkan) |
| First Name (*) | Nama depan dari staff tersebut |
| Middle Name | Nama tengah dari staff tersebut |
| Last Name | Nama belakang dari staff tersebut |
| Employee Id (*) | Nomor pegawai dari staff tersebut |
| Organization Unit Id | Unit Id (gunakan "List of Code and Id" untuk melihat Id dari Job Title yang diinginkan) |
| Gender Id (*) | 1 untuk laki-laki, dan 2 untuk perempuan |
| Religion Id | Id agama (gunakan "List of Code and Id" untuk melihat Id dari Job Title yang diinginkan) |
| Email (*) | Alamat email dari staff tersebut. Tidak boleh sama dengan staff yang sudah terdaftar lebih dahulu di organisasi yang sama |
| Identity Card Number | Nomor identitas (KTP dll) |
| Valid Until | Masa berlaku identitas dalam format dd/mm/yyyy |
| Start Working | Tanggal mulai bekerja, dalam format dd/mm/yyyy |
| Contract Until | Jika kontrak, masa berlaku kontrak, dalam format dd/mm/yyyy |
| Marital Status Id (*) | Status perkawinan, jika menikah 1, jika lajang 2 |
| No of Children | Jumlah anak |
| Tax Id | Nomor wajib pajak (NPWP) |
| Birth Country Code | Kode negara tempat lahir (gunakan "List of Code and Id" untuk melihat Id dari Job Title yang diinginkan) |
| Birth City Id | Kode kota tempat lahir (gunakan "List of Code and Id" untuk melihat Id dari Job Title yang diinginkan) |
| Date Of Birth (*) | Tanggal lahir, dalam format dd/mm/yyyy |
| Language Code | Kode bahasa (gunakan "List of Code and Id" untuk melihat Id dari Job Title yang diinginkan) |
| Nationality Code | Kode kewarganegaraan (gunakan "List of Code and Id" untuk melihat Id dari Job Title yang diinginkan) |
| Employee Status (*) | Permanent=1, Contract=2, PartTime=3, Freelance=4) |
| Active Status (0/1) | Status pegawai (0 jika sudah tidak bekerja lagi, 1 jika masih berhenti) |
| Termination Date | Tanggal berhenti, dalam format dd/mm/yyyy |
| Termination Reason | Alasan berhenti |
| Termination Description | Penjelasan penghentian |
| Dependent | |
| Grade | |
| Set/send Password | JIka 1, Kopoka akan membuat password secara acak untuk staff tersebut dan mengirimkan password tersebut ke alamat emailnya. Jika 2, password di kolom "Password" berikut akan diset sebagai password staff tersebut. Jika 3, password di kolom "Password" berikut akan diset sebagai password staff tersebut, lalu password tersebut dikirim via email ke alamat emailnya. Jika 0, tidak dilakukan apapun sehubungan dengan password kecuali ini pendaftaran baru staff tersebut maka password harus diset secara acak, namun tidak akan dikirimkan via email. |
| Password | Password untuk staff tersebut (akan diset jika kolom "Set/send Password" berisi angka 2 atau 3. |
| Shift assignment | 1 untuk lakukan pemberian shift biasa, 2 untuk lakukan pemberian simple shift, dan 0 atau kosongkan untuk tidak lakukan pemberian shift. |
| Workshift Group | Jika "Shift assignment" diisi 1 atau 2, maka ini perlu diisi dengan nama Workshift Group yang akan diberikan ke staff tersebut |
| Shift Start Date | Jika "Shift assignment" diisi 1 atau 2, maka ini perlu diisi dengan tanggal mulai dari pemberian shift |
| Shift End Date | Jika "Shift assignment" diisi 1, maka ini perlu diisi dengan tanggal akhir dari pemberian shift |