Payroll di Kopoka dirancang untuk bisa fleksibel mengikuti berbagai kebutuhan di lapangan. Hampir tidak ada bagian yang hard-coded (dibuat dari pabrik tanpa bisa diubah) di payroll, bahkan perhitungan BPJS pun bisa didefinisikan sendiri oleh user. Ini dicapai dengan menggunakan konsep pay item yang memiliki pay/tax type dan subtype. Pay/tax type menentukan bagaimana perhitungan payroll dilakukan terhadap pay item (penambahan atau pengurangan), sementara pay/tax subtype menentukan pay item akan dimasukkan ke item mana dalam surat pelaporan pajak (form A1).
Diagram berikut ini menunjukkan hubungan antara perhitungan gaji ("Salary"), surat pelaporan pajak ("Tax report form") dan payslip, terkait dengan pay item, pay/tax type dan pay/tax subtype.
Informasi konfigurasi berikutnya yang ada di Pay Item adalah Pay/Tax Subtype (subtipe gaji/pajak). Pay/Tax Subtype adalah konfigurasi yang terkait dengan informasi pengelompokan Pay Item dalam proses tax calculation dan tampilan di laporan pajak. Berikut adalah penjelasan masing-masing pilihan untuk Pay/Tax Subtype.
Catatan: Nama item item di SPT adalah yang akan digunakan di halaman Report SPT (Form 1721-A1).
Pada Pay item juga terdapat konfigurasi mengenai cara bagaimana nilai diperoleh pada fitur salary entry, yang disebut Pay Item type. Berikut adalah jenis-jenis Pay Item type:
Terdapat dua tab di halaman setting pay set yaitu tab active untuk menampilkan pay set yang masih aktif dan inactive untuk menampilkan pay set yang sudah tidak aktif atau tidak digunakan. Pada prinsipnya pay set yang sudah digunakan tidak bisa dihapus karena kemungkinan dipakai di perhitungan yang sudah lalu, oleh karena itu hanya bisa dinonaktifkan(archive). Berikut adalah penjelasan informasi di tab active.
Jika ditekan tombol “new pay sets” atau tombol “edit”, akan muncul informasi isian dari pay set sebagai berikut:
Pada tab inactive, informasi yang tersedia sama dengan tab active, hanya saja tombol archive berubah menjadi unarchive yang fungsinya adalah mengubah status Pay Item menjadi active dan memindahkannya ke tab active.
Terdapat dua tab di halaman setting Payslip Item yaitu tab active untuk menampilkan payslip item yang masih aktif dan inactive untuk menampilkan Payslip Item yang sudah tidak aktif atau tidak digunakan. Pada prinsipnya payslip items yang sudah digunakan tidak bisa dihapus karena akan mengubah riwayat perhitungan, oleh karena itu hanya bisa dinonaktifkan(archive). Berikut adalah penjelasan informasi di tab active:
Jika ditekan tombol “new payslip items” atau tombol “edit”, akan muncul informasi isian dari Payslip Item sebagai berikut:
Pada tab inactive, informasi yang tersedia sama dengan tab active, hanya saja tombol archive berubah menjadi unarchive yang fungsinya adalah mengubah status Pay Item menjadi active dan memindahkannya ke tab active.
Terdapat dua tab di halaman setting payslip yaitu tab active untuk menampilkan payslip items yang masih aktif dan inactive untuk menampilkan payslip yang sudah tidak aktif atau tidak digunakan. Pada prinsipnya payslip yang sudah digunakan tidak bisa dihapus karena kemungkinan sudah dipakai di perhitungan gaji yang lalu, oleh karena itu hanya bisa dinonaktifkan(archive). Berikut adalah penjelasan informasi di tab active
Jika ditekan tombol “new payslip” atau tombol “edit”, akan muncul informasi isian dari payslip sebagai berikut:
Diagram berikut ini menunjukkan hubungan antara perhitungan gaji ("Salary"), surat pelaporan pajak ("Tax report form") dan payslip, terkait dengan pay item, pay/tax type dan pay/tax subtype.
 |
| Pay/tax type and pay/tax subtype |
Kopoka menghitung gaji kotor dengan menjumlahkan seluruh pay item penambahan, dan kemudian dikurangi dengan seluruh pay item pengurangan. Untuk menghitung pajak pendapatan, Kopoka mengeluarkan komponen komponen yang tidak dikenai pajak sebelum perhitungan pajak dilakukan.
Pay Item
Payroll di Kopoka dibuat seumum mungkin agar bisa mengakomodir struktur gaji yang berbeda-beda di tiap organisasi. Salah satu metodenya adalah dengan komponen gaji yang dapat dikonfigurasi yang disebut Pay Item (komponen gaji). Misalnya ada Pay Item gaji pokok dan ada Pay Item tunjangan transportasi. Hal pertama yang harus dilakukan di modul payroll ini adalah membuat Pay Item.Pay/Tax Type dan Pay/Tax Subtype
Salah satu informasi konfigurasi yang ada di Pay Item adalah Pay/Tax Type (tipe gaji/pajak). Pay/Tax Type adalah konfigurasi yang terkait dengan informasi pengelompokan Pay Item dalam proses salary calculation (perhitungan gaji). Berikut adalah penjelasan masing-masing pilihan untuk Pay/Tax Type:| Pay/Tax Type | Deskripsi | Jenis Kalkulasi |
| Wages | Termasuk gaji pokok. | Penambahan |
| Allowances | Komponen pendapatan kena pajak di luar gaji pokok karena tergantung dari kondisi, seperti: Bonus/Incentive Tahunan, THR, Tunjangan Luar Kota, Rapel,Tunjangan Makan,Tunjangan Lembur, Tunjangan Jabatan, Tunjangan Keahlian, Tunjangan Transportasi, Tunjangan Pajak Penghasilan, Overtime | Penambahan |
| Deductions | Pengurangan terhadap pendapatan kotor, seperti Potongan Premi Asuransi, Potongan BPJS Kesehatan, Potongan JHT, Unpaid Leave Pinjaman Karyawan,Jaminan Pensiun. | Pengurangan |
| Tax | Nilai bagian dari pendapatan pegawai yang perlu dibayarkan ke pajak pemerintah (misal: PPH 21) | Pengurangan |
| Non-taxable Allowances | Komponen pendapatan tidak kena pajak di luar gaji karena tergantung dari kondisi dan skenario kerja. | Penambahan |
| Post-tax Deductions | Potongan terhadap pendapatan yang diambil setelah dipotong pajak. | Pengurangan |
| Employer Contributions | Nilai yang dibayarkan ke pegawai baik secara langsung maupun tidak langsung sebagai kewajiban perusahaan. | Penambahan |
Informasi konfigurasi berikutnya yang ada di Pay Item adalah Pay/Tax Subtype (subtipe gaji/pajak). Pay/Tax Subtype adalah konfigurasi yang terkait dengan informasi pengelompokan Pay Item dalam proses tax calculation dan tampilan di laporan pajak. Berikut adalah penjelasan masing-masing pilihan untuk Pay/Tax Subtype.
| Pay/Tax Types and sub-types |
Item di SPT 1721 A1
(Semua pay item dengan Pay/Tax Subtype yang sama masuk ke item ini di A1) |
Item di SPT 1770
(Letakkan semua item item dengan “Komponen Pajak” yang mempunyai tipe sama kedalam item ini) | |
| Pay/Tax Types | Pay/Tax Subtype (for Indonesia) | ||
| Wages (Contoh: upah reguler, upah hari besar, upah sakit, uang lembur, bonus, komisi dll.) | Basic Salary | 1. Basic Salary | |
| Other Income | |||
| Tantiem,Bonus,THR
(Contoh: Insentif non rutin,jasa produksi, Tantiem, Bonus, THR) | 8. TANTIEM, BONUS, GRATIFIKASI, JASA PRODUKSI, DAN THR | Other Income | |
| Received in kind imposed cuts PPh Article 21
(penghasilan dari masa sebelumnya) | 13. Penghasilan netto masa sebelumnya | Received in kind imposed cuts PPh Article 21 | |
| Allowances (Ini adalah tunjangan kena pajak yang biasanya tergantung terhadap kondisi kerja tertentu) | Income Tax Allowance | 2. Tunjangan PPH (jika gross up) | |
| Other Allowances
(Contoh: tunjangan makan, tunjangan jabatan, tunjangan transport,tunjangan luar kota, rape,Lembur) | 3. TUNJANGAN LAINNYA, UANG LEMBUR, DAN SEBAGAINYA | ||
| Insurance paid by employeer
(Contoh: JKK, JKM, BPJS Kesehatan, dan premi asuransi yang dibayar pemberi kerja) | 5. PREMI ASURANSI YANG DIBAYAR PEMBERI KERJA | ||
| Insurance Paid By Employee | |||
| Overtime | |||
| Position Allowances | |||
| Deductions
(Ini adalah komponen pengurang pendapatan kena pajak) | Retirement Contribution
(JHT, BPJS Kesehatan yang dibayar karyawan) | 12. IURAN PENSIUN ATAU IURAN THT / JHT | |
| Other Dues | |||
| Other Deductions | 13. Other Deduction | ||
| Tax (Ini jumlah uang yang diambil dari gaji staff untuk dibayarkan ke kantor pajak) | Income Tax
(Saat ini pay item type yang bisa dipilih hanya “System calculated” maka komponen pajak dihitung dan ditempatkan langsung oleh Kopoka ke tax report form. Di versi berikut-berikutnya, akan ada opsi untuk memilih item type “Manual entry”, dimana user bisa memasukkan angka-angka hasil perhitungan pajak secara manual). | (Ditempatkan langsung oleh Kopoka jadi tidak perlu diset oleh user) | |
| Non-taxable Allowances (Ini adalah tunjangan tidak kena pajak yang biasanya tergantung terhadap kondisi kerja tertentu) | Non-taxable Allowances
(Tunjangan yang tidak kena pajak) | Tidak ada (sebab tipe ini tidak mempengaruhi pajak) | |
| Post-tax Deductions (Ini adalah pengurang gaji, yang dihitung setelah perhitungan pajak) | Post-tax Deductions | Tidak ada (sebab tipe ini tidak mempengaruhi pajak) | |
| Employer Contributions (Ini adalah jumlah yang perlu dibayarkan ke staff, langsung atau tidak langsung, sebagai kewajiban yang harus dibayar/ accrued liability) | Employer Contributions | Tidak ada (sebab tipe ini tidak mempengaruhi pajak) | |
Pada Pay item juga terdapat konfigurasi mengenai cara bagaimana nilai diperoleh pada fitur salary entry, yang disebut Pay Item type. Berikut adalah jenis-jenis Pay Item type:
| Pay item type | Deskripsi |
| Manual Entry | User akan memasukkan nilai Pay Item secara manual melalui text box. |
| Percentage of salary | Nilai Pay Item akan diperoleh dari hasil persentase dari nilai Pay Item lainnya. Berikut adalah setting untuk pay item type ini: - Apply from month: sejak bulan ke berapa dari bulan mulai bekerja Pay Item ini akan dihitung - Routine: apakah komponen ini komponen rutin atau tidak - Before|After: jika ada perhitungan prorata oleh karena kehadiran dll, apakah perhitungan pay item type ini dilakukan sebelum (before) atau sesudah (after) perhitungan prorata - Cutoff applied: Jika tidak, maka cut off adalah akhir bulan, jika ya, set tanggal cut off - Percentage: angka persentase yang diinginkan - Target pay item(s): pay item yang akan dikalikan persentase di atas |
| Percentage of salary (Total Value Limited) | Nilai Pay Item akan diperoleh dari hasil persentase dari nilai Pay Item lainnya serta ada limit dari hasil perhitungannya. Berikut adalah setting untuk pay item type ini: - Apply from month: sejak bulan ke berapa dari bulan mulai bekerja Pay Item ini akan dihitung - Routine: apakah komponen ini komponen rutin atau tidak - Before|After: jika ada perhitungan prorata oleh karena kehadiran dll, apakah perhitungan pay item type ini dilakukan sebelum (before) atau sesudah (after) perhitungan prorata - Cutoff applied: Jika tidak, maka cut off adalah akhir bulan, jika ya, set tanggal cut off - Percentage: angka persentase yang diinginkan - Lower limit: Jika hasil perkalian persentase dan target pay item(s) lebih kecil dari lower limit ini, maka nilai pay item menjadi lower limit ini - Uper limit: Jika hasil perkalian persentase dan target pay item(s) lebih besar dari upper limit ini, maka nilai pay item menjadi upper limit ini - Target pay item(s): pay item yang akan dikalikan persentase di atas |
| Payroll Setting Value | Nilai Pay Item akan diperoleh dari setting khusus pada payroll setting Berikut adalah setting untuk pay item type ini: - Apply from month: sejak bulan ke berapa dari bulan mulai bekerja Pay Item ini akan dihitung - Routine: apakah komponen ini komponen rutin atau tidak - Cutoff applied: Jika tidak, maka cut off adalah akhir bulan, jika ya, set tanggal cut off - Payroll setting: item payroll setting yang digunakan |
| Percentage of Payroll Setting | Nilai Pay Item akan diperoleh dari setting khusus pada payroll setting dan ada nilai persentase yang diatur di pay set sebagai parameter fungsi di payroll setting tersebut Berikut adalah setting untuk pay item type ini: - Apply from month: sejak bulan ke berapa dari bulan mulai bekerja Pay Item ini akan dihitung - Routine: apakah komponen ini komponen rutin atau tidak - Cutoff applied: Jika tidak, maka cut off adalah akhir bulan, jika ya, set tanggal cut off - Payroll setting: item payroll setting yang digunakan - Percentage: persentase yang diinginkan |
| Percentage of Payroll Setting (Total Value Limited) | Nilai Pay Item akan diperoleh dari setting khusus pada payroll setting dan ada nilai percentage yang diatur di pay set sebagai parameter fungsi di payroll setting tersebut serta nilai limit untuk membatasi output hasil perhitungan payroll setting Berikut adalah setting untuk pay item type ini: - Apply from month: sejak bulan ke berapa dari bulan mulai bekerja Pay Item ini akan dihitung - Routine: apakah komponen ini komponen rutin atau tidak - Cutoff applied: Jika tidak, maka cut off adalah akhir bulan, jika ya, set tanggal cut off - Payroll setting: item payroll setting yang digunakan - Percentage: persentase yang diinginkan - Lower limit: Jika hasil perkalian persentase dan payroll setting lebih kecil dari lower limit ini, maka nilai pay item menjadi lower limit ini - Uper limit: Jika hasil perkalian persentase dan payroll setting lebih besar dari upper limit ini, maka nilai pay item menjadi upper limit ini |
| Specific Value | Nilai Pay Item akan berasal dari nilai spesifik yang telah diatur sebelumnya. Berikut adalah setting untuk pay item type ini: - Apply from month: sejak bulan ke berapa dari bulan mulai bekerja Pay Item ini akan dihitung - Routine: apakah komponen ini komponen rutin atau tidak - Cutoff applied: Jika tidak, maka cut off adalah akhir bulan, jika ya, set tanggal cut off - Specific value: nilai spesifik yang sudah ditetapkan di setting pay item |
| System calculated | Nilai Pay Item akan diperoleh dari perhitungan otomatis oleh sistem. Berikut adalah setting untuk pay item type ini: - Pay item subtype: Pay cut for unapproved absence, pay cut for approved unpaid leave, pay cut for lateness - Apply from month: sejak bulan ke berapa dari bulan mulai bekerja Pay Item ini akan dihitung - Routine: apakah komponen ini komponen rutin atau tidak - Cutoff applied: Jika tidak, maka cut off adalah akhir bulan, jika ya, set tanggal cut off - Target pay item(s): pay item yang akan dikalikan persentase di atas Selain pay item subtype di atas, kedua jenis pay item secara otomatis dihitung oleh sistem dan dimasukkan ke perhitungan gaji: 1. Overtime calculation: Nilai Pay Item akan diperoleh dari hasil perhitungan fitur overtime calculation berdasarkan request overtime yang telah disetujui. 2. Income Tax: Nilai Pay Item akan diperoleh dari hasil perhitungan tax calculation |
| Multiplier rate | Nilai Pay Item akan disediakan nilai dua kolom perkalian. Nilai kedua kolom tersebut akan diisi manual dimana satu kolom dimaksudkan untuk besaran pengali (berapa kali) dan kolom lainnya untuk harga per satuan kolom pertama (rate). Fitur ini biasa dipakai untuk komponen pendapatan yang diisi nilai berdasarkan berapa kali aktivitas dilakukan. Misal: bonus setiap memindahkan satu box. Bonus untuk setiap mengantar paket |
Pay Set
Pay Set adalah fitur untuk mengelompokkan Pay Item, agar komponen-komponen gaji bisa lebih mudah diberikan kepada staff. Organisasi bisa membuat lebih dari satu pay set, karena bisa saja dalam suatu organisasi tidak semua staff memiliki komponen-komponen gaji yang sama. Misalnya ada pay set untuk pegawai biasa, ada pay set untuk manager dan lain sebagainya.Terdapat dua tab di halaman setting pay set yaitu tab active untuk menampilkan pay set yang masih aktif dan inactive untuk menampilkan pay set yang sudah tidak aktif atau tidak digunakan. Pada prinsipnya pay set yang sudah digunakan tidak bisa dihapus karena kemungkinan dipakai di perhitungan yang sudah lalu, oleh karena itu hanya bisa dinonaktifkan(archive). Berikut adalah penjelasan informasi di tab active.
| Item | Description |
| Tombol “New pay sets” | Tombol untuk membuat pay sets baru |
| Tombol “Export pay sets | Tombol untuk ekspor daftar pay set ke format excel |
| Kolom “Code" | Kolom informasi kode pay set |
| Kolom “Name” | Kolom informasi nama pay set |
| Kolom “Description” | Kolom informasi deskripsi pay set |
| List “Pay Set Items” | Daftar Pay Item yang dikandung oleh pay set tersebut |
| Tombol “Edit” | Tombol untuk mengubah informasi pada Pay Item terkait. |
| Tombol “Archive" | Tombol untuk mengubah status pay set menjadi inactive dan memindahkannya ke tab inactive |
| Tombol “Delete" | Tombol untuk menghapus pay set. Pay set yang bisa dihapus hanya pay set yang belum digunakan(belum didaftarkan ke staff dan belum digunakan di salary calculation) |
Jika ditekan tombol “new pay sets” atau tombol “edit”, akan muncul informasi isian dari pay set sebagai berikut:
| Item | Description |
| Kolom “Pay Set Name" | Kolom isian untuk nama pay set |
| Kolom “Code" | Kolom isian untuk kode pay set |
| Kolom “Description" | Kolom isian untuk deskripsi pay set |
| Drop down list “Select Pay item” dan tombol "Add" | Drop down untuk menambahkan Pay Item apa saja yang dikandung oleh pay set |
| Tombol “Remove" | Tombol untuk mengeluarkan Pay Item dari pay set |
Pada tab inactive, informasi yang tersedia sama dengan tab active, hanya saja tombol archive berubah menjadi unarchive yang fungsinya adalah mengubah status Pay Item menjadi active dan memindahkannya ke tab active.
Payslip Item
Payslip Item merupakan satuan pengelompokan Pay Item dalam Payslip (slip gaji). Anda dapat mendefinisikan jenis-jenis kelompok di dalam payslip dan komponen Pay Item apa saja yang dikandung masing-masing kelompok tersebut. Nilai dari payslip item adalah total dari nilai seluruh pay item yang ada di payslip item.Terdapat dua tab di halaman setting Payslip Item yaitu tab active untuk menampilkan payslip item yang masih aktif dan inactive untuk menampilkan Payslip Item yang sudah tidak aktif atau tidak digunakan. Pada prinsipnya payslip items yang sudah digunakan tidak bisa dihapus karena akan mengubah riwayat perhitungan, oleh karena itu hanya bisa dinonaktifkan(archive). Berikut adalah penjelasan informasi di tab active:
| Item | Description |
| Tombol “New payslip items" | Tombol untuk membuat payslip item baru |
| Kolom “Code" | Kolom informasi kode payslip items |
| Kolom "Name" | Kolom informasi nama payslip items |
| Kolom "Description" | Kolom informasi deskripsi payslip items |
| List “Pay Item(s)" | Daftar Pay Item yang dikandung oleh payslip items tersebut |
| Tombol “Edit" | Tombol untuk mengubah informasi pada payslip items terkait. |
| Tombol “Archive" | Tombol untuk mengubah status payslip items menjadi inactive dan memindahkannya ke tab inactive |
| Tombol "Delete" | Tombol untuk menghapus payslip items. Payslip items yang bisa dihapus hanya pay set yang belum digunakan(belum didaftarkan ke staff dan belum digunakan di salary calculation) |
Jika ditekan tombol “new payslip items” atau tombol “edit”, akan muncul informasi isian dari Payslip Item sebagai berikut:
| Item | Description |
| Kolom "Payslip item name" | Kolom isian untuk nama payslip items |
| Kolom “Code" | Kolom isian untuk kode payslip items |
| Kolom “Description field" | Kolom isian untuk deskripsi payslip items |
| Drop down list “Type" | Drop down untuk filter pilihan Pay Item yang akan ditambahkan berdasarkan tipenya (income atau deduction) |
| Drop down list “Select Pay/Tax Type" | Drop down untuk filter pilihan Pay Item yang akan ditambahkan berdasarkan Pay/Tax Type |
| Drop down list “Select Pay item” dan tombol "Add" | Drop down untuk menambahkan Pay Item apa saja yang dikandung oleh payslip item |
| Tombol “Remove" | Tombol untuk mengeluarkan Pay Item dari pay set |
Pada tab inactive, informasi yang tersedia sama dengan tab active, hanya saja tombol archive berubah menjadi unarchive yang fungsinya adalah mengubah status Pay Item menjadi active dan memindahkannya ke tab active.
Payslip
Payslip adalah fitur untuk mengelompokkan Payslip Item, agar bisa diberikan ke staff. Tujuan diadakannya fitur payslip adalah memenuhi kebutuhan perusahaan dimana tidak semua komponen gaji perlu ditampilkan di slip gaji dan tidak semua staff memiliki tampilan payslip yang sama.Terdapat dua tab di halaman setting payslip yaitu tab active untuk menampilkan payslip items yang masih aktif dan inactive untuk menampilkan payslip yang sudah tidak aktif atau tidak digunakan. Pada prinsipnya payslip yang sudah digunakan tidak bisa dihapus karena kemungkinan sudah dipakai di perhitungan gaji yang lalu, oleh karena itu hanya bisa dinonaktifkan(archive). Berikut adalah penjelasan informasi di tab active
| Item | Description |
| Tombol “New payslip" | Tombol untuk membuat payslip baru |
| Tombol “Export payslip" | Tombol untuk ekspor daftar payslip ke format excel |
| Kolom “Code" | Kolom informasi kode payslip |
| Kolom “Name" | Kolom informasi nama payslip |
| Kolom “Description" | Kolom informasi deskripsi payslip |
| List “Pay Items" | Daftar Pay Item yang dikandung oleh payslip tersebut |
| Tombol “Edit" | Tombol untuk mengubah informasi pada payslip terkait. |
| Tombol “Archive" | Tombol untuk mengubah status payslip menjadi inactive dan memindahkannya ke tab inactive |
| Tombol "Delete" | Tombol untuk menghapus payslip. Payslip yang bisa dihapus hanya payslip yang belum digunakan(belum didaftarkan ke staff dan belum digunakan di salary calculation) |
Jika ditekan tombol “new payslip” atau tombol “edit”, akan muncul informasi isian dari payslip sebagai berikut:
| Item | Description |
| Kolom "Payslip Name" | Kolom isian untuk nama payslip |
| Kolom "Code" | Kolom isian untuk kode payslip |
| Kolom "Description" | Kolom isian untuk deskripsi payslip |
| Drop down list "Select Payslip items" dan tombol "Add" | Drop down untuk menambahkan payslip items apa saja yang dikandung oleh payslip |
| Tombol “Remove" | Tombol untuk mengeluarkan payslip items dari payslip |