Langsung ke konten utama

Cara menggunakan fitur payroll (admin)

Untuk menggunakan payroll, lakukan langkah-langkah berikut:

A. Setting payroll

Langkah-langkah ini hanya perlu dilakukan sekali pada setiap cabang perusahaan, kecuali komponen gaji berubah. Dari menu "Administrator", di bagian "Payroll", pilih "Settings". Berikut item-item yang perlu diisi:
ItemKeterangan
AlamatPemotongPajakAlamat pemotong pajak yang akan ditampilkan di SPT
NamaPemotongPajakNama pemotong pajak yang akan ditampilkan di SPT
Npwp ConfigApakah denda NPWP akan diterapkan atau tidak
NpwpPemotongPajakNomor wajib pajak (NPWP) dari pemotong pajak

B. Membuat rumus overtime

Jika fitur penghitungan overtime fee secara otomatis akan digunakan, lakukan langkah-langkah ini. Langkah-langkah ini hanya perlu dilakukan sekali pada setiap cabang perusahaan. Lihat petunjuk ini.

C. Membuat komponen gaji

Langkah-langkah ini hanya perlu dilakukan sekali pada setiap cabang perusahaan. Lihat petunjuk ini.

D. Setting penerima gaji

Langkah-langkah ini perlu dilakukan sekali untuk setiap staff.
  1. Di menu "People" - "Staff", di tab "Organization and job information", isi "Start Working Date". Ini akan mempengaruhi perhitungan pajak tahunan dan perhitungan nilai komponen gaji secara prorata.
  2. Di menu "People" - "Staff", di tab "Organization and job information", isi "Employment type". Jika "Contract" set "End Working Date". Ini akan mempengaruhi perhitungan pendapatan yang disetahunkan dan demikian pajak pendapatan disetahunkan dan bulanan. Jika "Part time" atau "Freelance", maka tidak akan ada biaya jabatan.
  3. Di menu "People" - "Staff", di tab "Payroll information", isi "Tax ID" (yaitu NPWP). Jika tidak ada NPWP, maka akan dikenakan denda NPWP sebesar 20% dari nilai pajak pendapatan (PPh21).
  4. Di menu "People" - "Staff", di tab "Payroll information", isi "Tax Type", yaitu Gross, Gross Up atau Net. Jika Gross, maka pajak pendapatan akan dimasukkan ke dalam pengurang gaji (deduction). Jika Gross Up, maka pajak pendapatan akan dimasukkan ke dalam pengurang gaji (deduction) dan jumlah yang sama akan ditambahkan sebagai tunjangan pajak pendapatan ke dalam penambah gaji (income). Jika Net, maka tidak ada pajak pendapatan dalam pengurang gaji maupun tunjangan pajak pendapatan dalam penambah gaji.

E. Melakukan Salary Entry

Langkah-langkah ini perlu dilakukan sekali setiap bulan.
  1. Di menu "Payroll" - "Salary Entry", pilih bulan pembayaran gaji, lalu klik di nama yang bersangkutan, maka di sebelah kanan akan ditampilkan semua pay item yang di assign ke orang tersebut. Isi nilai yang perlu diisi untuk bulan tersebut, lalu klik "Save". Pastikan klik "Save" agar nilai yang dimasukkan tersimpan dan nilai tiap pay item terhitung.

F. Menghitung Overtime Calculation

Langkah-langkah ini perlu dilakukan sekali setiap bulan. 
  1. Di menu "Payroll" - "Overtime Calculation", pilih bulan pembayaran gaji, maka jika ada data overtime akan ditampilkan nama orang-orang yang tercatat overtime bulan tersebut. 
  2. Klik "Calculate all" untuk menghitung overtime fee untuk semua orang yang tampil di daftar, atau klik "Detail" dan klik tombol "Calculate" untuk melakukannya bagi satu orang tersebut saja.

G. Melakukan Tax Calculation

Langkah-langkah ini perlu dilakukan sekali setiap bulan. 
  1. Di menu "Payroll" - "Tax Calculation", pilih bulan pembayaran gaji.
  2. Klik "Hitung bulanan" (Calculate monthly) untuk menghitung pajak pendapatan (PPh21) bulanan dari setiap orang yang ada di daftar, atau klik "Detail" dan klik tombol "Calculate monthly" untuk melakukannya bagi satu orang tersebut saja.
  3. Klik "Hitung tahunan" (Calculate yearly) untuk menghitung pajak pendapatan (PPh21) setahun atau sampai bulan tersebut dari setiap orang yang ada di daftar, atau klik "Detail" dan klik tombol "Hitung tahunan" untuk melakukannya bagi satu orang tersebut saja.
  4. Setelah melakukan perhitungan pajak tahunan dan PPh21 dibayarkan, maka bisa diterbitkan bukti potong (form 1721 A1) agar bisa didownload oleh staff, dengan mengklik tombol "Terbitkan bukti potong" di halaman "Tax Calculation". Setelah proses penerbitan selesai, para staff bisa membuka halaman "Pay Slips" untuk mendownload bukti potong (form 1721 A1). Perlu diperhatikan bahwa di bulan tersebut pay slip perlu diterbitkan dulu sebelum bukti potong bisa dilihat di halaman "Pay Slips". 
  5. Data PPh21 bulanan dan tahunan bisa didownload dengan mengklik tombol "Export PPh21 bulanan" dan "Export PPh21 tahunan".

H. Melakukan Salary Calculation

Langkah-langkah ini perlu dilakukan sekali setiap bulan.  
  1. Di menu "Payroll" - "Salary Calculation", pilih bulan pembayaran gaji.
  2. Klik "Calculate" untuk menghitung gaji (take home pay) dari setiap orang yang ada di daftar, atau klik "Detail" dan klik tombol "Calculate" untuk melakukannya bagi satu orang tersebut saja.
  3. Klik "Calculate final" untuk menghitung gaji (take home pay) bulan terakhir dari setiap orang yang ada di daftar, atau klik "Detail" dan klik tombol "Calculate monthly" untuk melakukannya bagi satu orang tersebut saja. Gaji bulan terakhir perhitungannya berbeda dengan gaji bulan biasa karena ada kemungkinan pengembalian kelebihan bayar atau pembayaran kekurangan bayar pajak pendapatan (PPh21).
  4. Klik "Publish payslips" untuk menerbitkan pay slip berdasarkan hasil salary calculation untuk semua orang yang ada di daftar, atau klik "Detail" dan klik tombol "Publish payslip" untuk melakukannya bagi satu orang tersebut saja.

I. Melihat Slip Gaji dan Bukti Potong

  1. Di menu "Payroll" - "Pay Slips", pilih bulan pembayaran gaji. Di halaman ini bisa dilihat slip gaji dan bukti potong PPh21(form 1721 A1). Jika ada pay slip yang sudah diterbitkan, akan tampil nama orang yang bersangkutan di daftar. Jika bukti potong juga sudah diterbitkan, maka akan tampil juga. Perlu diperhatikan bahwa jika slip gaji belum diterbitkan, walaupun bukti potong sudah diterbitkan tidak akan muncul nama orang yang bersangkutan di daftar.
  2. Klik "Send all" untuk meminta Kopoka mengirimkan pay slip ke alamat email terdaftar dari semua orang yang ada di daftar
  3. Klik "Show" di bagian slip gaji di salah satu orang yang ada di daftar untuk melihat pay slip orang tersebut
  4. Klik "Send" di bagian slip gaji atau di bagian bukti potong di salah satu orang yang ada di daftar untuk meminta Kopoka mengirimkan pay slip atau bukti potong ke alamat email terdaftar dari orang tersebut
  5. Klik "Download" di bagian slip gaji atau di bagian bukti potong di salah satu orang yang ada di daftar untuk mendownload file pay slip atau bukti pootng orang tersebut

Postingan populer dari blog ini

Kopoka - Software absensi gratis

Kopoka adalah sistem absensi masa kini. Absensi akan menjadi basis dari banyak fitur lain yang akan dirilis secara bertahap, baik fitur HR dasar seperti payroll, maupun fitur strategic HR seperti recruitment, performance, training dan career. Untuk mulai menggunakan Kopoka, anda tinggal daftarkan perusahaan anda, lalu akses aplikasi web untuk mendaftarkan para staff anda, dan kemudian para staff bisa mulai pakai aplikasi mobile Kopoka. Berikut link-link ke petunjuk penggunaan Kopoka.

Cara memulai menggunakan Kopoka (Admin)
Cara mendaftar ke Kopoka (Admin)
Cara login ke aplikasi web Kopoka (Admin)
- Cara membeli lisensi (gratis) Kopoka (Admin)
Cara mendaftarkan staff di Kopoka (Admin)
Cara membuat shift kerja (Admin)
Cara menggunakan mobile attendance Kopoka (Staff)
- Cara memperbaiki data kehadiran (Staff)
Cara menset zona waktu (Staff)
Cara melihat dan mendownload data absensi Kopoka (Staff/Admin)
Cara mereset password sendiri (Staff)
Cara membuat struktur organis…

Cara memulai menggunakan Kopoka

Fitur dasar dari Kopoka adalah absensi dengan smartphone (mobile attendance). Berikut sekilas langkah-langkah untuk mulai menggunakan mobile attendance Kopoka:
Daftarkan organisasi anda di halaman pendaftaranTunggu aktivasi oleh Kopoka, dan setelah tiba email pemberitahuan bahwa aktivasi sudah selesai, login ke aplikasi web Kopoka, lalu lakukan pembelian lisensi Kopoka (gratis untuk fitur dasar termasuk absensi).Dalam kondisi login di aplikasi web Kopoka, daftarkan para staff anda.Setelah mendaftarkan para staff, buat shift kerja (work shift) untuk tiap staff Beritahukan kepada para staff untuk melakukan instalasi aplikasi mobile Kopoka dari Google PlayPara staff login ke Kopoka dari aplikasi mobile Kopoka menggunakan "Organization ID" dari organisasi anda, dan alamat email serta password yang diset saat pendaftaran staff.Staff kemudian sudah bisa menggunakan aplikasi mobile Kopoka untuk melakukan absensi. HR Administrator bisa melihat dan mendownload data absensi dari aplika…

Cara mendaftarkan staff di Kopoka (Admin)

Ini adalah bagian dari "Bagaimana memulai menggunakan Kopoka". Berikut adalah cara mendaftarkan para staff ke Kopoka oleh anda sebagai Administrator. Pastikan dulu anda sudah login dan sedang mengakses aplikasi web Kopoka sebagai HR Administrator (yaitu, pastikan role anda adalah "HR Admin"). Lihat dibagian kanan atas dari layar dimana tertulis "Current role:". Jika tertulis "Staff", maka ubah menjadi "HR Admin" melalui "Settings" dari My menu:

Login ke aplikasi web Kopoka jika belumDi kiri atas layar ada job title anda, klik disitu, lalu klik "Accounts"Di bagian "Switch Role", klik drop down list "Active Role" dan pilih "HR Admin"Mendaftarkan staff satu per satu melalui form isian
Setelah memastikan bahwa role anda yang tertulis di bagian kanan atas dari layar adalah "HR Admin", untuk mendaftarkan staff satu per satu menggunakan isian di web, lakukan hal berikut:
Di menu di kir…