Langsung ke konten utama

Cara menggunakan fitur payroll

Untuk menggunakan melakukan perhitungan gaji menggunakan fitur payroll, lakukan langkah-langkah berikut:

A. Setting payroll

Langkah-langkah ini hanya perlu dilakukan sekali pada setiap cabang perusahaan, kecuali komponen gaji berubah. Dari menu "Administrator", di bagian "Payroll", pilih "Settings". Berikut item-item terkait payroll yang perlu diisi:
ItemKeterangan
Income annualizationMetode perhitungan disetahunkan (0: Metode standar, 1: Metode akurat)
AlamatPemotongPajakAlamat pemotong pajak yang akan ditampilkan di bukti potong
NamaPemotongPajakNama pemotong pajak yang akan ditampilkan di bukti potong
Npwp ConfigKonfigurasi untuk menentukan apakah denda NPWP akan diterapkan atau tidak
Npwp FineBesar persentase denda NPWP
NpwpPemotongPajakNomor wajib pajak (NPWP) dari pemotong pajak

B. Membuat rumus overtime

Jika fitur penghitungan overtime fee secara otomatis akan digunakan, lakukan langkah-langkah ini. Langkah-langkah ini hanya perlu dilakukan sekali pada setiap cabang perusahaan. Lihat petunjuk ini.

C. Membuat komponen gaji

Langkah-langkah ini hanya perlu dilakukan sekali pada setiap cabang perusahaan:


  1. Buat Pay Item
  2. Buat Pay Set, dan kelompokkan Pay Item dengan cara memasukkannya ke dalam Pay Set
  3. Buat Payslip Item, dan masukkan satu atau lebih Pay Item yang akan ditampilkan sebagai jumlah saja pada Payslip
  4. Buat Payslip, dan kelompokkan Payslip Item dengan cara memasukkannya ke dalam Payslip. Payslip hanya akan menampilkan Payslip Item yang ada di dalamnya.

Lihat petunjuk ini untuk informasi detil mengenai Pay Item, Pay Set, Payslip Item dan Payslip.

D. Setting penerima gaji

Langkah-langkah ini perlu dilakukan sekali untuk setiap staff.
  1. Di menu "People" - "Staff", di tab "Organization and job information", isi "Start Working Date". Ini akan mempengaruhi perhitungan pajak tahunan dan perhitungan nilai komponen gaji secara prorata.
  2. Di menu "People" - "Staff", di tab "Organization and job information", isi "Employment type". Jika "Employment type" adalah "Contract" maka "End Working Date" perlu di set. Ini akan mempengaruhi perhitungan pendapatan yang disetahunkan. Jika "Employment type" adalah "Freelance", maka perhitungan PPh21 yang digunakan adalah perhitungan terhadap bukan pegawai, yang bedanya antara lain tidak adanya biaya jabatan.
  3. Di menu "People" - "Staff", di tab "Payroll information", isi "Tax ID" (yaitu NPWP). Jika tidak ada NPWP, maka akan dikenakan denda NPWP sebesar persentase yang di set di Settings dari nilai pajak pendapatan (PPh21).
  4. Di menu "People" - "Staff", di tab "Payroll information", isi "Tax Type", yaitu Gross, Gross Up atau Net. Jika Gross, maka pajak pendapatan akan dimasukkan ke dalam pengurang gaji (deduction). Jika Gross Up, maka pajak pendapatan akan dimasukkan ke dalam pengurang gaji (deduction) dan jumlah yang sama akan ditambahkan sebagai tunjangan pajak pendapatan ke dalam penambah gaji (income). Jika Net, maka tidak ada pajak pendapatan dalam pengurang gaji maupun tunjangan pajak pendapatan dalam penambah gaji.
  5. Di menu "People" - "Staff", di tab "Payroll information", isi "Periodic income" dan "Single income". Kedua informasi ini akan dilihat jika "Employment type" adalah "Freelance". Jika staff memiliki pendapatan periodik, beri silang di "Periodic income". Jika staff hanya memiliki satu sumber pendapatan, beri silang di "Single income". Kedua informasi ini akan mempengaruhi cara perhitungan PPh21 staff yang "Employment type" adalah "Freelance"

E. Melakukan Salary Entry

Langkah-langkah ini perlu dilakukan sekali setiap bulan.
  1. Di menu "Payroll" - "Salary Entry", pilih bulan pembayaran gaji, lalu klik di nama yang bersangkutan, maka di sebelah kanan akan ditampilkan semua pay item yang di assign ke orang tersebut. Isi nilai yang perlu diisi untuk bulan tersebut, lalu klik "Save". Pastikan klik "Save" agar nilai yang dimasukkan tersimpan dan nilai tiap pay item terhitung.

F. Menghitung Overtime Calculation

Langkah-langkah ini perlu dilakukan sekali setiap bulan. 
  1. Di menu "Payroll" - "Overtime Calculation", pilih bulan pembayaran gaji, maka jika ada data overtime akan ditampilkan nama orang-orang yang tercatat overtime bulan tersebut.　
  2. Klik "Calculate all" untuk menghitung overtime fee untuk semua orang yang tampil di daftar, atau klik "Detail" dan klik tombol "Calculate" untuk melakukannya bagi satu orang tersebut saja.

G. Melakukan Tax Calculation

Langkah-langkah ini perlu dilakukan sekali setiap bulan. 
  1. Di menu "Payroll" - "Tax Calculation", pilih bulan pembayaran gaji.
  2. Klik "Hitung bulanan" (Calculate monthly) untuk menghitung pajak pendapatan (PPh21) bulanan dari setiap orang yang ada di daftar, atau klik "Detail" dan klik tombol "Calculate monthly" untuk melakukannya bagi satu orang tersebut saja.
  3. Klik "Hitung tahunan" (Calculate yearly) untuk menghitung pajak pendapatan (PPh21) setahun atau sampai bulan tersebut dari setiap orang yang ada di daftar, atau klik "Detail" dan klik tombol "Hitung tahunan" untuk melakukannya bagi satu orang tersebut saja.
  4. Setelah melakukan perhitungan pajak tahunan dan PPh21 dibayarkan, maka bisa diterbitkan bukti potong (form 1721 A1) agar bisa didownload oleh staff, dengan mengklik tombol "Terbitkan bukti potong" di halaman "Tax Calculation". Setelah proses penerbitan selesai, para staff bisa membuka halaman "Pay Slips" untuk mendownload bukti potong (form 1721 A1). Perlu diperhatikan bahwa di bulan tersebut pay slip perlu diterbitkan dulu sebelum bukti potong bisa dilihat di halaman "Pay Slips". 
  5. Data PPh21 bulanan dan tahunan bisa didownload dengan mengklik tombol "Export PPh21 bulanan" dan "Export PPh21 tahunan".

H. Melakukan Salary Calculation

Langkah-langkah ini perlu dilakukan sekali setiap bulan.  
  1. Di menu "Payroll" - "Salary Calculation", pilih bulan pembayaran gaji.
  2. Klik "Calculate" untuk menghitung gaji (take home pay) dari setiap orang yang ada di daftar, atau klik "Detail" dan klik tombol "Calculate" untuk melakukannya bagi satu orang tersebut saja.
  3. Klik "Calculate final" untuk menghitung gaji (take home pay) bulan terakhir dari setiap orang yang ada di daftar, atau klik "Detail" dan klik tombol "Calculate monthly" untuk melakukannya bagi satu orang tersebut saja. Gaji bulan terakhir perhitungannya berbeda dengan gaji bulan biasa karena ada kemungkinan pengembalian kelebihan bayar atau pembayaran kekurangan bayar pajak pendapatan (PPh21).
  4. Klik "Publish payslips" untuk menerbitkan pay slip berdasarkan hasil salary calculation untuk semua orang yang ada di daftar, atau klik "Detail" dan klik tombol "Publish payslip" untuk melakukannya bagi satu orang tersebut saja.

I. Melihat Slip Gaji dan Bukti Potong

  1. Di menu "Payroll" - "Pay Slips", pilih bulan pembayaran gaji. Di halaman ini bisa dilihat slip gaji dan bukti potong PPh21(form 1721 A1). Jika ada pay slip yang sudah diterbitkan, akan tampil nama orang yang bersangkutan di daftar. Jika bukti potong juga sudah diterbitkan, maka akan tampil juga. Perlu diperhatikan bahwa jika slip gaji belum diterbitkan, walaupun bukti potong sudah diterbitkan tidak akan muncul nama orang yang bersangkutan di daftar.
  2. Klik "Send all" untuk meminta Kopoka mengirimkan pay slip ke alamat email terdaftar dari semua orang yang ada di daftar
  3. Klik "Show" di bagian slip gaji di salah satu orang yang ada di daftar untuk melihat pay slip orang tersebut
  4. Klik "Send" di bagian slip gaji atau di bagian bukti potong di salah satu orang yang ada di daftar untuk meminta Kopoka mengirimkan pay slip atau bukti potong ke alamat email terdaftar dari orang tersebut
  5. Klik "Download" di bagian slip gaji atau di bagian bukti potong di salah satu orang yang ada di daftar untuk mendownload file pay slip atau bukti pootng orang tersebut